Una guía para crear una estrategia presupuestaria sólida para su empresa digital

Su enfoque a la hora de presupuestar como emprendedor digital tiene un gran impacto en su negocio. Una estrategia sólida lo ayuda a administrar sus ingresos mensuales, realizar un seguimiento de los gastos y alcanzar sus objetivos financieros.

¿Alguna vez se ha preguntado cómo equilibrar sus hábitos de gasto con las necesidades de su negocio?

En esta guía, aprenderá cómo hacer un presupuesto desde cero, utilizando diferentes métodos (desde el presupuesto de base cero hasta el presupuesto en sobres) y cómo crear un fondo de emergencia, establecer objetivos de ahorro y afrontar gastos inesperados.

Comprender su situación financiera

Una vez que comprenda el flujo de caja en su negocio digital, es muy probable que tenga un mejor control de sus recursos financieros. Esa base puede ayudarle a desarrollar mejores procesos de planificación y presupuestación corporativa.

Primero, mira tus ingresos mensuales: ¿son fijos o variables?

Los negocios digitales tienen flujos de ingresos variables, por lo que hay meses en los que estás bien y al siguiente te estás apretando el cinturón. Por eso es fundamental comprender su ingreso mensual promedio.

Ahora, hablemos de costos. Divídalos en categorías fijas y variables:

Los gastos fijos pueden incluir:

• Suscripciones de software
• Tarifas de alojamiento web
• Salarios de los empleados

Los costos variables podrían ser:

• Costos de mercadeo
• Pagos a voluntarios
• Material de oficina

Y no olvidemos esos gastos discrecionales furtivos. Sí, ese nuevo dispositivo es bonito, pero ¿es necesario?

A continuación, saque sus extractos bancarios. Contienen una gran cantidad de datos sobre sus hábitos de gasto. ¿Qué haces a menudo? ¿Dónde estás gastando más dinero?

Es vital llevar a cabo estas revisiones periódicas ya que su situación financiera no está escrita en piedra; Cambiará a medida que su negocio crezca.

Creación de una estrategia presupuestaria para el emprendimiento digital

Una vez que comprenda la situación financiera de su empresa, utilice los siguientes consejos para crear su estrategia presupuestaria.

Establecer objetivos financieros claros

Todo proceso presupuestario exitoso comienza con una declaración clara de los objetivos financieros: lo que desea lograr con su empresa digital. Tal vez esté intentando aumentar su fondo de emergencia o alcanzar objetivos de ahorro específicos. O tal vez quiera liquidar sus tarjetas de crédito o invertir en nueva tecnología.

Sus objetivos deben ser INTELIGENTES: específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y con plazos determinados. Por ejemplo, en lugar de «aumentar las ganancias», intente «aumentar los ingresos mensuales en un 15% en seis meses».

Los objetivos a corto plazo pueden incluir encontrar formas de controlar los gastos de mes a mes. Los objetivos a largo plazo podrían incluir la expansión del equipo o una nueva línea de productos.

Elegir el método de presupuestación adecuado

No existe una solución única cuando se trata de presupuestar su empresa digital. A continuación se muestran algunos métodos comunes.

Presupuesto de base cero

Este sistema comienza desde cero cada mes. Asigna cada dólar de sus ingresos a gastos específicos o categorías de ahorro. Este sistema funciona bien en un negocio digital con ingresos variables porque obliga a priorizar el gasto en función de los recursos actuales.

Presupuesto sobre

Generalmente esto se hace con efectivo, pero puedes adaptarlo a tu negocio digital. Asignar recursos en «sobres» virtuales para diferentes categorías de gasto. Cuando una cubierta en particular está vacía, eso es todo: espere hasta el próximo mes antes de que esa categoría se utilice nuevamente.

regla 50/30/20

Este enfoque sugiere asignar el 50% de sus ingresos a las necesidades, el 30% a los deseos y el 20% al ahorro o al pago de deudas. Para una empresa digital, esto probablemente deba ajustarse para adaptarse a su modelo de negocio.

Presupuesto basado en porcentajes

Al igual que la regla 50/30/20, usted establece los porcentajes según las necesidades de su negocio. Puede ser la flexibilidad que necesitan las empresas digitales en crecimiento.

Entonces, ¿qué método deberías elegir? Depende de la estructura de su negocio, sus ingresos y sus objetivos financieros.

El método de elaboración de presupuestos más eficaz es aquel que usted sigue. Comience con algo que no se sienta como pastorear gatos y no tema cambiar su sistema a medida que encuentre lo que funcione mejor para usted. Su presupuesto debe ser una herramienta que funcione para usted, no al revés.

Tenga en cuenta que, por muy importante que pueda ser elegir la técnica adecuada, sólo es eficaz con las herramientas adecuadas. El software de consolidación financiera puede ser un activo valioso en la gestión de datos financieros complejos en toda su empresa digital.

Construyendo su presupuesto paso a paso

Ahora que ha elegido un método de elaboración de presupuestos, creemos su presupuesto. No se preocupe, lo dividiremos en pasos manejables.

Paso 1: recopile sus datos financieros

Obtenga sus extractos bancarios y de tarjetas de crédito y otros registros financieros. Revisarlos le ayudará a comprender su patrón de gastos y sus ingresos.

Paso 2: enumera tus fuentes de ingresos

Documente todas sus fuentes de ingresos. Para las empresas digitales, esto podría ser:

• Ventas de productos
• Cargos por servicio
• Comisiones de afiliados
• Ingresos publicitarios

Recuerde, sus ingresos mensuales pueden cambiar. Utilice medio si es necesario.

Paso 3: Clasifica tus gastos

Agrupe sus gastos en categorías como:

• Costos operativos (alojamiento, suscripciones de software)
• Costos de mercadeo
• Salarios y pagos del contratista.
• Desarrollo profesional

No olvides tener en cuenta los impuestos.

Paso 4: Establecer límites de gasto

Según el método de presupuestación que elija, asigne fondos a cada categoría. Sea realista, pero también busque lugares para reducir costos.

Paso 5: Plan de ahorro e inversión

Reserve dinero para su fondo de emergencia y otros objetivos de ahorro. Considere asignar fondos para el crecimiento empresarial y gastos inesperados.

Paso 6: seguimiento y ajuste

Su presupuesto debe ser flexible. Utilice herramientas digitales para realizar un seguimiento de sus gastos reales con respecto a su presupuesto. Ajuste según sea necesario: tal vez esa campaña de marketing necesite más fondos o haya encontrado una manera de reducir los costos de alojamiento.

Paso 7: revise periódicamente

Elija una frecuencia con la que comprobará su presupuesto. Las revisiones periódicas le permiten mantener el rumbo, pero las revisiones menos frecuentes le permiten realizar grandes cambios.

Hacer un presupuesto es una habilidad y mejorará con la práctica. Si no se ajusta a su presupuesto de inmediato, está bien; eso no significa que nunca tendrá éxito.

Estrategias de ahorro para negocios en línea

Como emprendedor digital, tener un fondo saludable para emergencias es esencial para sobrevivir en tiempos difíciles. Nos centraremos en dos áreas importantes:

Fondo de emergencia

Su red de seguridad no es negociable. Trate de contener entre 3 y 6 meses de costos operativos. Esto le da a su negocio un margen de seguridad en caso de problemas de flujo de caja como:

• Retrasos en el pago del cliente
• Fallos tecnológicos repentinos
• Caída del mercado

Empiece poco a poco si es necesario. Incluso $100 al mes se acumulan con el tiempo.

Impuestos y reinversión

No permita que la temporada de impuestos lo tome por sorpresa. Reserve una parte de sus ingresos mensuales para que no lo pillen desprevenido cuando llegue la temporada de impuestos. Una buena regla general: entre el 25 y el 30 % de lo que ganes debe reservarse para impuestos.

Pero no te detengas ahí. También designar fondos para reinversión. Esto podría significar:

• Actualiza tu tienda de tecnología
• Ampliando tu equipo
• Lanzamiento de nuevos productos

Errores comunes en el presupuesto y cómo evitarlos

Incluso el emprendedor con más conocimientos digitales puede ser víctima de algunos errores de principiante en el presupuesto. Aquí hay algunos errores y cómo evitarlos.

• Estimaciones de costos: Los gastos pequeños son fáciles de ignorar, pero se acumulan rápidamente. Puede que sólo sean $10 al mes, pero, en un año, son $120.

Solución: Revise sus extractos bancarios. Enumere todos sus gastos, por pequeños que sean. Te preguntarás a dónde va tu dinero.

• Ignorar las fluctuaciones estacionales: Muchas empresas en línea tienen períodos de actividad y de lentitud. Presupuestar la misma cantidad durante todo el año puede dejarle corto durante los meses lentos.

Solución: Tener un presupuesto anual que dé cuenta de estas oscilaciones. Ahorre durante los meses de altos ingresos para compensar los bajos.

• Falta de ajuste para el crecimiento: A medida que su negocio crece, sus costos aumentan. Su presupuesto puede limitar su crecimiento si se basa en los datos del año pasado.

Solución: Revisa y ajusta tu presupuesto cada trimestre. Esté preparado para gastar más en nuevas herramientas, personal o esfuerzos de marketing.

• Ignorar la seguridad de los datos: En la prisa por controlar cada dólar, algunas empresas pasan por alto la necesidad de proteger sus datos financieros.

Solución: Implementar fuertes medidas de protección de datos. Proteja su información financiera para evitar costosas filtraciones de datos que podrían acabar con su presupuesto.

• Olvídate de gastos irregulares: Las suscripciones anuales o las actualizaciones de equipos pueden consumir su presupuesto mensual si no se planifican.

Solución: Establezca algo llamado «fondo de amortización». Coloque algo allí todos los meses para estar listo cuando lleguen las facturas.

Consejos para ceñirse a su presupuesto

Es posible mantenerse dentro de su presupuesto si adopta un enfoque proactivo. Aquí se explica cómo hacer esto:

• Hágalo visible: mantenga su presupuesto al frente y al centro. Utilice un panel digital o una hoja de cálculo en su escritorio. Fuera de la vista a menudo significa fuera de la mente.
• Mantenga objetivos realistas: manténgase alejado de grandes recortes en sus gastos de la noche a la mañana. Los cambios graduales son más sostenibles. Apunta a pequeñas mejoras cada mes.
• Automatiza cuando sea posible: utiliza herramientas para realizar un seguimiento de los gastos automáticamente. La automatización reduce la tentación de ajustar números u olvidar entradas.
• Planifique para divertirse: Sí, ¡incluso en los presupuestos empresariales! Asigne fondos para la formación de equipos o el desarrollo personal. Mantiene la moral alta y evita derroches impulsivos.
• Revise periódicamente: programe un control mensual. Revise los gastos con respecto a su presupuesto y sea proactivo con respecto a las variaciones.
• Involucre a su equipo: haga que el presupuesto sea un esfuerzo de equipo para que todos inviertan. Hace que sea más fácil seguir el plan.

Con estos consejos, usted también puede seguir el rumbo y ver florecer su empresa digital.

Pensamientos finales

Ahora, con este sólido plan implementado, puede elaborar un presupuesto sólido para su empresa digital que le permitirá construir un negocio exitoso. Desde comprender sus objetivos hasta elegir su método de elaboración de presupuestos, estará armado y listo para hacerse cargo de sus finanzas. Recuerde que una estrategia presupuestaria sólida no se crea por su cuenta. Debe basarse en una investigación de mercado profunda y actual para que su planificación financiera esté acorde a la realidad y las oportunidades del mercado.

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