Software de programación de empleados: ¿qué sistema se adapta mejor a sus necesidades?

Software de programación de empleados: ¿qué sistema se adapta mejor a sus necesidades?

No es ningún secreto que administrar los horarios de los empleados puede ser un proceso que requiere mucho tiempo.

La creación de un horario de trabajo que se adapte a las necesidades de sus empleados y, al mismo tiempo, satisfaga las demandas de su operación, requiere planificación y organización. Se requiere una mayor coordinación para garantizar que el cronograma se actualice cuando sea necesario y que todos tengan la información más actualizada.

Antes de que se construya el cronograma inicial, se deben considerar varios factores:

  • Niveles de personal y requisitos de mano de obra – Comprender su operación y saber cuántos empleados se necesitan para satisfacer las demandas de su negocio sin incurrir en horas extras innecesarias es fundamental para crear un cronograma eficaz.
  • Disponibilidad y preferencias de los empleados – Acomodar las solicitudes de su equipo y crear horarios que promuevan el equilibrio entre el trabajo y la vida personal no solo ayuda a garantizar que todos asistan a sus turnos programados, sino que también aumenta la moral de los empleados, lo que, a su vez, mejora su balance final.
  • Cumplimiento – Siguiendo local y federal leyes y reglamentos de personal reduce la exposición legal y le ayuda a evitar sanciones y multas costosas.

Más allá de crear el cronograma de trabajo inicial, los gerentes dedican tiempo adicional a otras tareas relacionadas con el cronograma, como administrar las solicitudes de cronograma, realizar y comunicar cambios en el cronograma y garantizar que cada turno permanezca cubierto con la cantidad correcta de personas. Agregue las llamadas y los turnos abiertos, y es fácil ver por qué los gerentes pueden tener dificultades para mantenerse al día con otras responsabilidades clave además de mantener los horarios del personal.

Para simplificar el proceso de programación y dar tiempo a los gerentes para que se concentren en las operaciones diarias, muchos administradores recurren a software de programación de empleados. Estos sistemas están diseñados para automatizar el proceso de programación del personal y muchos incluyen herramientas que ayudan a mejorar la comunicación y administrar los costos laborales. Pero con tantas opciones de software disponibles, ¿cómo saber qué programa es el adecuado para su organización?

Ocho cosas a considerar al seleccionar el software de programación para su operación

Aquí hay ocho cosas que debe considerar cuando evalúe qué solución se adapta mejor a los requisitos de programación específicos de su organización.

  1. ¿Es fácil de usar? Muchas organizaciones todavía usan lápiz y papel u hojas de cálculo para programar empleados. A menudo, lo hacen simplemente porque así se ha hecho durante años, y los gerentes creen que es la forma más rápida de hacer el trabajo. Si está listo para la transición a un sistema en línea, tenga en cuenta que es más probable que los gerentes y empleados estén a bordo con un sistema que hace la vida más fácil desde el principio. Busque un software de programación que sea intuitivo y fácil de navegar. Además, el software o los sistemas complejos que requieren asistencia al cliente para las funciones básicas generan frustración para su equipo, lo que puede provocar una baja moral y una disminución de la productividad. Una empresa de desarrollo de software que ofrece capacitación y soporte continuo ayuda a facilitar aún más la transición a una solución en línea.
  2. Es flexible? El programa de cada organización es único, por lo que el software basado en plantillas no funcionará bien para la mayoría de los equipos. Las soluciones personalizables que permiten a los gerentes crear horarios por puesto, turno o habilidad funcionan bien para empresas de cualquier tamaño. Para empresas más grandes o aquellas con varios departamentos o ubicaciones, el software que se puede compartir en toda la organización es ideal. Esto ayuda a los gerentes con empleados compartidos a saber cuándo y dónde están programados para trabajar todos y realizar un seguimiento de las horas totales programadas para ayudar a reducir las horas extraordinarias.
  3. ¿Son accesibles los horarios en tiempo real? Con un sistema de software en línea, cualquier persona con permiso desde cualquier computadora o dispositivo móvil puede desarrollar, administrar y ver los horarios de forma remota. El software también debería facilitar a los administradores la publicación de cambios en la programación para que los empleados siempre tengan información precisa y actualizada sobre la programación. Para mayor seguridad de que todos están viendo la información de programación más actualizada, algunos programas incluso alertan a los empleados cuando se ha realizado un cambio en su programación.
  4. ¿Cómo es la aplicación? El software que incluye una aplicación móvil brinda a los gerentes y empleados acceso instantáneo a los horarios de trabajo en cualquier momento y lugar. Una aplicación que permite a los empleados y gerentes enviar y responder solicitudes de programación elimina el riesgo de solicitudes perdidas o pasadas por alto y proporciona un nivel de autonomía para los empleados. La capacidad de realizar cambios de último momento y encontrar empleados disponibles para no presentarse a través de la aplicación móvil facilita la programación y ahorra tiempo adicional a los gerentes.
  5. ¿Hace las matemáticas? El software de programación de personal debe eliminar la realización manual de los cálculos de dotación de personal de los gerentes y supervisores, dándoles más tiempo para concentrarse en las responsabilidades principales. Esto garantiza que todos los turnos estén cubiertos por empleados calificados, lo que reduce el riesgo de incumplimiento. Considere si el software que elija se puede personalizar para realizar los cálculos necesarios en función de sus criterios únicos.
  6. ¿Te tiene cubierto? Cuando un empleado llama para reportarse enfermo, o si hay una necesidad repentina de mano de obra adicional, los gerentes deben cubrir los turnos abiertos rápidamente. El software que incluye un sistema de mensajería integrado que permite a los gerentes contactar instantáneamente a todos los empleados, individuos o un grupo selecto de empleados asegura que los turnos estén cubiertos con personal debidamente calificado. El software que permite a los gerentes enviarse mensajes entre sí sobre empleados compartidos protege aún más contra los conflictos de programación y las horas extraordinarias innecesarias.
  7. ¿Tiene las necesidades? Cuando compare opciones de programación en línea, piense qué funciones son «imprescindibles» para su organización. ¿Ejecuta e imprime informes? ¿Maneja horarios rotativos o patrones de horarios repetidos? ¿Realiza un seguimiento de las habilidades y credenciales de los empleados? ¿Permiten la autoprogramación? Haga una lista de verificación de las funciones esenciales para sus necesidades y asegúrese de que el sistema que seleccione las incluya.
  8. ¿Es económico? Los sistemas rentables son importantes para todas las organizaciones, por lo que el precio siempre debe tener en cuenta sus decisiones de compra. Cuando investigue el software de programación, considere la inversión inicial, así como los costos mensuales y anuales. Algunas empresas de software ofrecen precios flexibles, que se pueden ajustar para cumplir con los requisitos de personal específicos de cada operación. Esto asegura que pagará solo por los servicios que necesita.

Encontrar el software de programación de personal que mejor se adapte a los requisitos de su organización requiere una investigación inicial que, al final, dará sus frutos. Empiece por hacerse las preguntas descritas anteriormente y determine qué funciones son más importantes para usted y su equipo. La solución de programación correcta simplificará el proceso de programación, mejorará la comunicación y puede reducir el tiempo dedicado a la programación hasta en un 75%; es una inversión sólida para cualquier operación.

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