Presentaciones: ¿en el sitio con el cliente o vía web?

En el pasado, esto estaba fuera de discusión: las presentaciones se realizaban en el lugar del cliente o en el espacio de su oficina. Durante mis estudios, aprendí a pegar borradores impresos en cartón, para mostrarlos durante las presentaciones. Incluso los diseños web se imprimieron y presentaron de esa manera. Hoy en día, las formas y opciones de presentación han cambiado. A estas alturas, gracias a Internet, también se puede hacer una presentación cuando está separado del cliente tanto espacial como temporalmente.

Presentación sobre la ubicación: elaborada y que requiere mucho tiempo

Ya nadie presentará un diseño web en un tablero de presentación tradicional. Se necesita al menos un proyector y un lienzo para mostrar un sitio web frente a, posiblemente, varios clientes.

Esta forma de presentación está relacionada con un cierto esfuerzo. Se debe determinar una fecha con todos los participantes disponibles. La tecnología debe estar preparada y, obviamente, la presentación en sí también requiere tiempo.

Naturalmente, es muy tentador enviar una presentación como PDF o el enlace al prototipo del sitio web por correo electrónico. De esta manera, el cliente puede mirar el borrador todo el tiempo que quiera, así como leer los comentarios o explicaciones proporcionados.

Especialmente aquellos que no se consideran grandes oradores y convencedores pueden preferir este tipo de presentación. No solo porque ahorra tiempo y posiblemente requiera menos esfuerzo. También evita el supuesto peligro de un mal «desempeño».

No subestime el contacto directo

No obstante, una presentación en Internet, ya sea un correo electrónico con un archivo PDF adjunto o un simple enlace, conlleva grandes riesgos. Mientras usted, como diseñador o desarrollador, espera la respuesta del cliente, no tiene ninguna influencia sobre cómo se percibe el plano.

No puede abordar inmediatamente las críticas y las preguntas abiertas. A menudo, se entrega un borrador a un colega para pedirle su impresión. Los miembros de la familia y los amigos también son una forma popular de obtener comentarios sobre el borrador. Al final, es posible que alrededor de una docena de personas hayan visto y pensado en su borrador. En muchos casos, la opinión general será más negativa.

Esto se debe a que los diseñadores y desarrolladores se centran en la usabilidad, el público objetivo y otros aspectos objetivos, mientras que los clientes, y todas las demás personas que vieron el esquema, deciden con un simple «me gusta» o «no me gusta».

Sin embargo, presentar en el sitio le permite abordar críticas y preguntas de inmediato. Las ambigüedades se pueden eliminar rápidamente o ni siquiera aparecer. Las sugerencias de cambios son otra cosa a la que puedes reaccionar instantáneamente.

Las sugerencias del lado del cliente para cambios y mejoras son a menudo un tema delicado. No todas las sugerencias funcionan para el cliente. En una conversación personal, estas propuestas pueden rechazarse y explicarse más fácilmente.

Incluso los Grouches de presentación deben presentarse en el lugar

Aunque parece simple renunciar a una presentación en el lugar, incluso los gruñones de presentación deberían tragarse la píldora aparentemente amarga. Incluso con las mejores ideas, a menudo tendrás que convencer a la gente primero. La mejor forma de hacerlo es personal y directa. No es necesario ser un experto en retórica para hacerlo. Si está convencido de su trabajo, debería poder mostrárselo a su cliente.

Las tarjetas con palabras clave o pequeñas presentaciones de PowerPoint le ayudarán a no perder el rumbo durante un discurso.

Cuando las presentaciones por correo electrónico tienen sentido

Aunque las presentaciones en el sitio son sensatas y necesarias en muchos casos, por supuesto, hay muchas situaciones en las que una presentación por correo electrónico está completamente bien. Si el diseño y la realización ya se han discutido, o incluso determinado, el riesgo de críticas generales que deben abordarse de inmediato es bajo.

Aquí, no hay razón para enviar resultados intermedios o un proyecto terminado a su cliente. No hay nada de malo en la ruta del correo electrónico cuando se trata de proyectos pequeños con el esfuerzo de una presentación en el sitio que no tiene relación con el presupuesto.

En cualquier caso, con una presentación por correo electrónico, siempre debes pedir dudas o ambigüedades, para poder reaccionar a ellas lo antes posible.

Combinación de presentaciones en el sitio e Internet

Especialmente con proyectos grandes, una presentación no siempre funcionará. Entre la presentación del diseño, el concepto y la presentación final, tiene sentido mostrarle al cliente los pasos intermedios también para obtener su permiso.

Aquí, no siempre es necesario configurar una presentación en el lugar. Para resolver un montón de detalles que surgen en proyectos más grandes, se recomienda utilizar herramientas que faciliten el flujo de trabajo de estos proyectos.

Las aplicaciones web como «Live Capture» de InVision y Diigo le permiten cargar borradores y buscar comentarios. Aquí, es posible basarse en los borradores, así como colocar comentarios directamente dentro del borrador.

Incluso en equipos más grandes, es posible responder a cualquier pregunta y se puede determinar cualquier error de diseño o concepto. Gracias a estas herramientas, esto es muy sencillo y más rápido que intentar resolver todos estos problemas por correo electrónico o por teléfono.

Conclusión

En general, un correo electrónico rara vez puede reemplazar una presentación personal. En cambio, las formas digitales de presentación deben utilizarse principalmente como medio adicional de cooperación, para llevar un proyecto a su final exitoso.