Mejor gestión del tiempo para mejorar el flujo de caja

Mejor gestión del tiempo para mejorar el flujo de caja

Todos lo hemos escuchado: el tiempo es dinero. Y por mucho que a veces odiemos verlo en términos tan básicos, en su mayoría es cierto. Como proveedores de servicios (diseñadores y desarrolladores), el tiempo que dedicamos a un proyecto es directamente proporcional a cuánto nos pagan. La forma en que empleamos nuestro tiempo también tiene un gran efecto en cuando entra dinero.

Si queremos controlar mejor nuestro flujo de efectivo, primero debemos controlar mejor nuestro tiempo. Claro, todos reconocemos que el tiempo que dedicamos a trabajar afecta nuestros ingresos generales. Pero a menudo es difícil ver la relación entre gestión del tiempo y flujo de caja. Independientemente de cuán turbia parezca la relación, existen vínculos directos entre cómo administra su tiempo y cuánto dinero ingresa y cuándo. Siga leyendo para obtener más información sobre cómo administrar mejor su tiempo para que pueda administrar mejor sus finanzas.

Tome una vista amplia

La gestión del tiempo a menudo se trata a un nivel micro. Miramos nuestro tiempo en bloques de quince, treinta o sesenta minutos y evaluamos cómo utilizar mejor esos bloques. Pero cuando se trata de administrar su tiempo con el objetivo de lograr un flujo de caja más estable, esta microgestión no sirve de mucho. Lo que debe hacer es tomar una vista macro de cómo está gastando su tiempo y administrarlo en función de cuándo necesita completar el trabajo facturable. En lugar de mirar el tiempo en bloques que constituyen una fracción de su día, mírelo en términos de lo que está haciendo esta semana o este mes.

Intervalos regulares de facturación

Una cosa que querrá considerar al planificar su gestión del tiempo a largo plazo es la frecuencia con la que facturará a los clientes. Hay algunas cosas a tener en cuenta aquí. Uno tiene que ver con cuántos proyectos tienes en marcha y cuán escalonados están. Idealmente, querrá que sus proyectos se superpongan de tal manera que pueda enviar facturas semanal o quincenalmente. Esto significa que recibirá dinero prácticamente todas las semanas, lo cual es una gran ventaja para el flujo de efectivo de cualquier trabajador independiente. La otra cosa a considerar es con qué frecuencia se factura a los clientes por el trabajo. Algunos diseñadores solo pueden facturar a sus clientes al final de un proyecto (además de un depósito por adelantado, por supuesto). Si bien esto da como resultado pagos más grandes, también significa que los pagos se reciben con menos frecuencia. Deberá decidir si puede justificar la facturación con más frecuencia durante el proyecto. Desglosar la tarifa del proyecto en tres pagos no solo puede ayudar a su flujo de efectivo, sino también al de su cliente. Una vez más, el objetivo aquí es que el dinero ingrese al menos de forma semirregular. Muchos trabajadores independientes querrán que los pagos lleguen semanalmente, por lo que hay menos presupuesto involucrado. Otros pueden preferir que los pagos más grandes lleguen con menos frecuencia. Deberá determinar qué sistema funciona mejor para usted y los tipos de facturas que tiene y luego planificar sus proyectos para que los plazos y los ciclos de facturación se correspondan con su programa de pago deseado.

Establecer objetivos y trabajar en fechas límite

Los objetivos y los plazos son dos de las herramientas más importantes de su arsenal de gestión del tiempo. Sin embargo, darles el mejor uso requiere algo de práctica. Querrás establecer metas tanto a largo como a corto plazo. Sus objetivos a corto plazo pueden incluir cosas como terminar un proyecto o conseguir un nuevo cliente. Sus objetivos a largo plazo pueden estar relacionados con los ingresos o tener que ver con la compra de nuevos equipos, la contratación de uno o dos empleados o la expansión de sus servicios. No es necesario que sus objetivos estén grabados en piedra, pero debe tener una idea de hacia dónde quiere que vaya su negocio y luego asegurarse de que está asignando suficiente tiempo a ciertos proyectos o actividades que lo ayudarán a alcanzar esos objetivos. Algunas personas optan por poner sus objetivos donde puedan verlos. Otros ni siquiera se molestan en escribirlos. De cualquier manera está bien, solo asegúrese de saber cuáles son sus objetivos y qué debe hacer para avanzar hacia ellos. Los objetivos no tienen que estar grabados en piedra. Hay personas que se resisten a establecer metas, ya que sienten que pueden limitarlas y hacer que pierdan otras oportunidades mejores. Sin embargo, ese no tiene por qué ser el caso. El hecho de que haya establecido una meta no significa que no pueda cambiarla o adaptarla si sus deseos o necesidades cambian. El verdadero propósito de la meta es simplemente mantenerte avanzando y darte algo a lo que apuntar.

plazos

En la mayoría de los proyectos, tendrá una línea de tiempo o una fecha límite en la que deberá trabajar. Pero a veces un cliente es más laxo con respecto a cuándo se debe hacer su sitio web, lo que le da una fecha límite de meses. Esto puede causar estragos en su horario de trabajo y su flujo de efectivo. Por lo tanto, establezca una fecha límite que esté más estrechamente relacionada con el momento en que pueda terminar el proyecto de manera realista. También es una buena idea establecer fechas límite para las etapas dentro de cada proyecto, especialmente para los hitos que generarán un pago. Establezca plazos para cosas como la facturación y la realización de esfuerzos de cobro también. Debe intentar enviar las facturas lo antes posible, pero establecer una fecha límite de 1 a 2 días después de que se complete el trabajo (y/o sea aprobado por el cliente) es una buena práctica para comenzar. Al menos desea enviar facturas semanalmente para asegurarse de tener un flujo de efectivo constante.

Establecer buenos hábitos

Si desea mantener un flujo constante de efectivo en su negocio, deberá desarrollar algunos buenos hábitos. Los hábitos son necesarios porque se vuelven una segunda naturaleza después de un tiempo. Cuando tienes el hábito de hacer algo, es automático; ya no tienes que pensar en hacerlo. Si bien los hábitos no son necesariamente esenciales (una buena lista de tareas puede reemplazarlos), harán que su negocio funcione mejor. Hay algunos hábitos que puede querer desarrollar que tienen poco que ver directamente con su flujo de caja. Cosas como comenzar y terminar el trabajo a la misma hora todos los días, tomar descansos regulares mientras trabaja y tomarse un tiempo libre son buenos hábitos para adoptar, pero no tendrán un impacto directo en su flujo de efectivo. Sin embargo, todos estos hábitos sirven para hacerte más productivo, lo cual será tener un impacto positivo en su flujo de efectivo y otros aspectos de su negocio.

Enviar facturas regularmente

Para que entre dinero, hay que pedirlo. Eso es lo que hacen las facturas. Dependiendo del volumen de tu negocio y de lo ajustado que sea tu presupuesto, quizás quieras dedicar unos minutos al final de cada día a preparar las facturas, o un par de horas uno o dos días a la semana. También puede considerar adquirir el hábito de tomarse el tiempo tan pronto como finalice un proyecto (o parte de un proyecto) para preparar la factura, antes de pasar al siguiente proyecto. Otra opción es mantener una factura vigente para cada proyecto, agregando horas u otros elementos facturables a medida que los completa. De esta manera, cuando llegue a un activador de facturación, la factura estará lista y todo lo que tendrá que hacer es imprimirla o enviarla por correo electrónico.

Otras tareas de contabilidad

Hacer un seguimiento de las facturas y el dinero que sale es tan importante como hacer un seguimiento de los ingresos. Necesita saber cuándo vencen sus facturas o cuándo esperar un gasto para poder prepararse y asegurarse de que el dinero esté disponible. No hay nada peor que recibir un gran pago por un proyecto y luego darse cuenta de que tiene que enviar tres cuartas partes para pagar el alquiler o alguna otra factura. Lo mismo ocurre con los impuestos. Acostúmbrese a hacer un seguimiento de cuánto dinero deberá en concepto de impuestos y descontar ese porcentaje de cada pago que ingrese. Teniendo en cuenta que en muchos países puede pagar entre el 25 % y el 50 % de sus ingresos en impuestos, este es vital para asegurarse de tener un flujo de efectivo estable y no recibir una factura enorme cuando llegue el momento de los impuestos. Tomarse unos minutos cada día o una hora cada semana para asegurarse de que sus finanzas estén en orden es vital para asegurarse de tener un presupuesto estable y un negocio estable. Si tiene que esforzarse constantemente para hacer los pagos de las cosas, reserve tiempo para administrar mejor sus finanzas.

Responder a las solicitudes con prontitud

A veces, la razón entre que usted obtiene un contrato y su competidor lo obtiene tiene más que ver con la rapidez con la que responde que con la propuesta real. Una vez que un cliente toma la decisión de seguir adelante con el rediseño de un sitio web, en muchos casos quiere sumergirse y comenzar. Si te das la vuelta y les haces una propuesta en unos pocos días, y tu competencia tarda una semana y media, es posible que firmen contigo incluso antes de recibir la otra propuesta. Es una buena idea adquirir el hábito de tomarse un tiempo cada vez que llega una solicitud de propuesta y decidir de inmediato si es algo a lo que desea responder o no. Si es así, tómese el tiempo para recopilar cualquier información adicional que necesite y elabore la propuesta de inmediato. Más trabajo casi inevitablemente ayudará a su flujo de efectivo (siempre y cuando, por supuesto, su nuevo cliente pague sus facturas cuando se supone que debe hacerlo).

Mantenga un mejor control de su tiempo

El seguimiento de a dónde va su tiempo ayuda a eliminar el tiempo perdido. Ahora bien, eso no significa que cada minuto que estés sentado en tu escritorio deba gastarse de la manera más productiva posible, pero si haces un seguimiento de tu tiempo y descubres que estás pasando más tiempo en Facebook que trabajando, deberías probablemente haga algunos ajustes. Existen docenas de aplicaciones y métodos de seguimiento del tiempo. Cualquiera de estos se puede utilizar para determinar mejor dónde se gasta su tiempo. Sugeriría llevar un registro de su tiempo durante al menos una semana antes de hacer cualquier ajuste. Un mes es mejor. Después de todo, es posible que descubra que es menos productivo en un determinado día de la semana, pero en otros días lo compensa por completo. La otra gran ventaja de realizar un seguimiento preciso de su tiempo es que podrá crear estimaciones más precisas para sus clientes y será menos probable que se rebaje. Tal vez pienses que una determinada tarea de diseño web solo te llevará una hora, pero cuando realmente miras el tiempo que le dedicas, te lleva tres. Si bien es posible que no pueda facturar la diferencia en su proyecto actual, al menos sabrá facturar más en el próximo.

Haga los ajustes necesarios

La gestión del tiempo es un proceso constante, no un proyecto de una sola vez. No puede simplemente establecer un cronograma y esperar que funcione durante los próximos cinco o diez años. Tendrá que revisar adónde dedica su tiempo de forma regular, mensual o bimensual suele ser un buen programa, y ​​asegúrese de no solo no perder el tiempo, sino también facturar el tiempo que ha dedicado a proyectos específicos. . Al administrar mejor su tiempo, puede asegurarse de que su flujo de efectivo sea más consistente y de que tenga dinero ingresando cuando lo necesite. Y la única forma de administrar su tiempo de manera efectiva es revisar, de manera regular, dónde se necesita su tiempo, dónde se gasta de manera más efectiva y dónde se desperdicia.

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