Manejo de una transformación de ERP: una hoja de ruta hacia el éxito

¿Su empresa sufre de baja productividad? Los procesos deficientes y la falta de tecnología adecuada pueden ser factores que contribuyen enormemente y, a su vez, hacen que su empresa se enfrente a indicadores de bajo rendimiento.

Es posible que una aplicación heredada anticuada no proporcione la visibilidad que necesita. Si se niega a cambiar a un sistema ERP sostenible, es probable que eso sea parte de su problema. Muchas empresas tienen una actitud de “si no está roto, no lo arregles”, pero esa mentalidad solo impedirá que su empresa tenga éxito.

El 76% de los gerentes está de acuerdo en que las empresas necesitan rediseñar radicalmente las experiencias, uniendo a las personas y la tecnología de una manera más centrada en las personas. (Accenture)

El sello distintivo de cualquier negocio próspero es evaluar su estado actual y tener un mejor plan para aumentar las ganancias y operar de manera óptima. El enfoque conservador de no renovar sus aplicaciones comerciales existentes y pasar a un sistema ERP más nuevo puede estar frenando a su empresa de su verdadero potencial de crecimiento. Debe reevaluar sus procesos heredados en función de diferentes atributos, como:

1. Productividad
2. Compromiso de los empleados
3. Ahorro de costes global
4. Eficiencia operacional
5. Gestión de proceso
6. Gestión de personas
7. Rendimiento global

Tocaremos estos puntos en un artículo posterior. Para este artículo, veamos diferentes aspectos que ayudarán a manejar su conversión de ERP de una mejor manera.

¿Cuáles son algunos pasos preparatorios para la implementación de un ERP?

Creación de un presupuesto para la implementación de ERP – Es esencial conocer su presupuesto antes de gastar. Saber qué funciones necesita y los gastos asociados con ellas le ayuda a elegir la solución adecuada para su empresa.

Identificación del sistema ERP adecuado – Hacer un presupuesto es una cosa. Identificar un sistema ERP que cumpla con los objetivos a corto y largo plazo de su empresa es otra. Siempre existe un delicado equilibrio entre el precio y las perspectivas de crecimiento en una plataforma tecnológica. Ahí es donde el cálculo del ROI resulta útil. Puede ser más consciente del gasto involucrado con las herramientas adecuadas, incluso si eso significa más inversiones a corto plazo que producen ganancias a largo plazo. Para comprender el sistema ERP correcto, haga una matriz de sistemas competidores con diferentes atributos, como mayor productividad, mayor visibilidad, operaciones optimizadas, etc.

Identificación de un especialista en sistemas con experiencia en transformación de ERP – Comprar integradores de sistemas, que han hecho esto muchas veces y conocen las trampas y los métodos para manejar una transformación de ERP. Trate de no hacer la transformación usted mismo a menos que tenga un equipo que siempre se haya ganado la vida haciendo transformaciones de ERP. Para usar una analogía, deja que un constructor calificado construya su casa a menos que tenga mucho tiempo y dinero para gastar en cometer errores al intentar hacerlo usted mismo.

Elegir un campeón interno para encabezar la transformación: Si desea que la implementación de ERP vaya bien, necesita un campeón interno, que será parte de la transformación. El papel de un campeón interno es comprender el estado futuro, realizar las negociaciones necesarias con los usuarios sobre la solución y ser parte del proceso de principio a fin. Luego, esta persona se hace cargo de la gestión de la aplicación en el futuro.

El grupo de superusuarios adecuado: El grupo de superusuarios contribuye a los requisitos, el diseño y las pruebas de aceptación del usuario. Las personas adecuadas conocen sus respectivas funciones lo suficientemente bien como para participar en la reunión y el diseño requeridos. También serán quienes utilicen el sistema a medida que se está construyendo y una vez que la solución final esté lista para ser probada.

Algunos elementos clave involucrados en la construcción de un sistema ERP

El equipo del proyecto

El equipo del proyecto comprende patrocinadores, gerentes internos de relaciones comerciales / de TI, superusuarios e integradores de sistemas. Este equipo será el responsable de la transformación e involucrado en todas las fases del proyecto. Los campeones internos, que asumen el papel de agentes de cambio, influyen en los usuarios de la empresa para que avancen hacia nuevas soluciones y no deben meterse en las viejas formas de trabajar. Estos campeones no solo entienden las soluciones, sino que también cierran la brecha entre el presente (estado actual) y el futuro (estado futuro).

Metodología

Las empresas que no aprovechan un enfoque adecuado para una conversión de ERP dificultan la finalización del proyecto. La conversión de un sistema ERP requiere un procedimiento de implementación estructurado para garantizar que el proyecto se mantenga por buen camino. Sin una metodología estructurada, puede gastar más en una implementación de ERP de lo esperado. Sin estructura, si el proceso falla, el seguimiento de costos puede convertirse en un desafío y los casos de uso que surgen pueden convertirse en personalizaciones. Un procedimiento de transformación confiable incluye el seguimiento de los riesgos relacionados con las personas, los procesos o las regulaciones, y permite un delicado equilibrio entre satisfacer los requisitos imprescindibles y los requisitos agradables.

Requisitos

Suena simple, pero es esencial congelar el alcance del proyecto y capturar los requisitos del proyecto con precisión al producir una solución. Cuando el equipo del proyecto no puede capturar los requisitos detallados y de alto nivel, el alcance del proyecto no es concreto. Cada piloto de sala de conferencias mostrará los requisitos delta y los casos de uso para analizar. Tenga sesiones de análisis profundo para repasar los diferentes escenarios de usuario en cada área funcional desde el principio.

Diseño y construcción del sistema

Cuando se trata de diseño de sistemas, es esencial tener un punto de partida claro. Lo llamo el paquete de inicio por industria, que le proporciona un punto de partida para ejecutar su primer piloto de sala de conferencias (CRP), donde el equipo del proyecto puede mostrar el sistema base. Durante el CRP, tienes la oportunidad de sumergirte en detalles adicionales de un escenario, donde esas situaciones extrañas comienzan a surgir.

El equipo de implementación a menudo trabaja hacia el estado futuro, mientras que los grupos de usuarios se fijan en el sistema actual. Esas pequeñas flexibilidades que puede tener su sistema actual podrían eliminarse en el nuevo sistema debido a las mejores prácticas de la industria para administrar la integridad de los datos en el sistema. A medida que recorra varias rondas de CRP, comprenderá cómo avanzar hacia el estado futuro y qué procesos rediseñar como parte del diseño.

Capacitación

Una vez que el equipo del proyecto ha diseñado y construido el sistema, se requiere capacitación suficiente para garantizar que los usuarios puedan usar el sistema con confianza y seguir el proceso según el diseño acordado. Cuanto más se entrenan los usuarios finales, mejor se vuelven en el manejo del sistema.

«… un promedio del 53 por ciento de los empleados han sido capacitados en nuevas capacidades digitales y analíticas desde sus transformaciones …«

Notará que, inicialmente, sus usuarios finales pueden tener dificultades para usar el sistema y sentirse frustrados porque necesitan la ayuda de alguien para seguir adelante. Para ayudar a combatir esto, divida su plan de entrenamiento para acomodar dos niveles de comodidad al usar nuevos sistemas: un grupo de usuarios de nivel básico 2, que tiene dificultades para usar sistemas más nuevos, y un grupo de nivel avanzado 1, que es ágil con aplicaciones más nuevas y sofisticadas. . Anime al grupo de nivel 1 a mostrar más optimismo sobre el uso del nuevo sistema, lo que puede ayudar al grupo de nivel 2 a adaptarse más fácilmente al nuevo sistema ERP.

Pensamientos finales

Mientras se prepara para seguir adelante, aquí hay algunas preguntas que debe hacerse:

• ¿Existen razones importantes para los problemas persistentes en las operaciones?
• ¿Cuáles son los problemas importantes que le impiden operar a toda velocidad?
• ¿Notó una curva descendente en la tasa de crecimiento de su empresa?
• ¿Sus competidores han realizado cambios rápidos para avanzar?