Los 5 principales beneficios de la tecnología OCR para su empresa

OCR, o reconocimiento óptico de caracteres, es una tecnología que puede escanear texto escrito o impreso (de archivos como imágenes o PDF) y convertirlo a un formato legible por máquina. La palabra «legible por máquina» aquí significa editable o modificable. Entonces, en otras palabras, OCR puede extraer datos de archivos no editables y convertirlos en texto editable.

Esto plantea la pregunta, «¿Cuál es el uso de OCR en los negocios?» Sorprendentemente, esta tecnología tiene muchas aplicaciones en diferentes tipos de negocios. En esta publicación, vamos a discutir estas aplicaciones.

Beneficios de OCR en los negocios

Hemos creado una lista de todos los beneficios que puede obtener si integra OCR en sus procesos comerciales. Por ejemplo, con la ayuda de OCR, puede convertir sus documentos físicos en archivos digitales que permiten realizar búsquedas. La lista de tales ventajas es muy amplia.

Exploremos algunos de estos beneficios.

1. Almacenamiento de documentos mejorado

Las copias impresas de los documentos ocupan mucho espacio físico, lo que dificulta su organización. Por otro lado, los documentos digitales son mucho más fáciles de almacenar y administrar.

Las empresas de todo el mundo están en el proceso o ya se han ido sin papel debido a los enormes beneficios del almacenamiento digital.

Se puede utilizar OCR para digitalizar este documento. Todo lo que tiene que hacer es escanear sus documentos físicos con la ayuda del software OCR. El resultado generado será un texto copiable que se puede convertir en un documento digital. Este documento se puede almacenar en discos duros o almacenamiento en la nube.

2. Seguridad avanzada de documentos

OCR es muy útil en la protección de documentos porque los documentos digitales son mucho más difíciles de descifrar en comparación con los documentos físicos. De manera similar, los documentos físicos también presentan otros peligros. Por ejemplo, en el caso de una fuga en la sala de almacenamiento de documentos, los documentos críticos pueden mojarse y todos los datos valiosos que contienen se perderán.

Además, existen muchas otras posibilidades que pueden dañar los documentos físicos. OCR nos ayuda a digitalizar documentos. Dichos archivos computarizados pueden protegerse fácilmente con la ayuda de contraseñas y otras medidas de protección.

Esto elimina el riesgo de:

• Robo de documentos
• Daños en documentos
• Documento filtrado

3. Accesibilidad mejorada de archivos

Algunos de ustedes se preguntarán por qué es necesario usar OCR para digitalizar archivos cuando solo podemos tomar imágenes de documentos físicos. Bueno, una máquina no puede entender los detalles dentro de una imagen directamente.

Esta es la razón por la cual los documentos deben convertirse primero a formato de texto editable. Estos documentos se pueden buscar fácilmente. Esto mejora enormemente la accesibilidad de los documentos.

Según los datos en línea, el 77 % de los propietarios de negocios quieren poder acceder a los archivos de forma remota. Esto muestra cuántas personas prefieren los documentos digitales a las copias impresas.

4. Facilidad de edición de documentos

Las marcas y empresas más pequeñas que se están volviendo digitales en términos de documentos tienden a tener sus archivos en formato de imagen o PDF. Estos archivos no se pueden modificar. Del mismo modo, los documentos físicos también tienen este problema de que no se pueden cambiar.

OCR puede resolver este problema de manera efectiva. Existen múltiples herramientas disponibles que reconocen estos caracteres y extraen texto de una imagen. Estos personajes pueden incluir:

• Alfabeto
• Números
• símbolos matemáticos
• Signos especiales

Y mucho más. Cuando dichos datos están en forma de texto, es fácil editarlos o modificarlos. De esta forma, OCR hace que el proceso de edición para una empresa sea mucho más conveniente.

5. Entrada de datos automatizada

OCR no se limita solo a la extracción de datos. Otras tecnologías, como la Inteligencia Artificial, se pueden combinar con OCR para nuevos usos. Estos usos también incluyen la entrada de datos. El OCR se puede usar para reconocer datos de archivos e ingresarlos en el software correspondiente.

Estos datos pueden incluir:

• Facturas
• Estados de cuenta bancarios
• Ingresos
• Facturas

Del mismo modo, algunos otros documentos no organizados también forman parte de esta lista. Este proceso de entrada de datos automatizado ahorra a las empresas mucho tiempo y recursos.

La entrada manual de datos requiere mucho esfuerzo innecesario y también es propensa a errores. Es por eso que la mayoría de las empresas han comenzado a automatizar dichos procesos con la ayuda de OCR.

Conclusión

En resumen, OCR es un paso adelante hacia la digitalización de sus documentos físicos. Los archivos digitales claramente tienen ventaja sobre los documentos físicos en términos de almacenamiento, seguridad, accesibilidad y edición. Además de digitalizar documentos, OCR también es útil para automatizar varias tareas. Con tantos beneficios, está claro que todas las empresas deben integrar OCR en sus tareas relacionadas con el negocio para aumentar la eficiencia.

Imagen destacada de PayPal.me/FelixMittermeier de Pixabay