Ideas y herramientas de gestión y organización de archivos

Administrar los archivos y los materiales de referencia que ha compilado en el transcurso de un proyecto (o incluso durante toda su carrera) puede ser una tarea abrumadora. Necesita organizar facturas, propuestas, archivos creativos, maquetas, fuentes de investigación y una miríada de otras carpetas y archivos para referencia posterior. Y seamos realistas: la mayoría de los sistemas operativos tienen herramientas de administración de archivos inadecuadas para los usuarios avanzados.

Debajo están una serie de aplicaciones y recursos que puede usar para administrar sus archivos y recursos. Algunos están basados ​​en la Web, otros en el escritorio y otros son analógicos (es decir, en papel y lápiz). El que sea adecuado para usted dependerá en gran medida de su flujo de trabajo y de lo que necesita para mantenerse organizado.

1. Herramientas en línea

Existen varias herramientas en línea para organizar sus referencias e incluso sus archivos en algunos casos. A continuación se presentan algunos de los mejores. Una herramienta en línea podría funcionar mejor para usted si investiga mucho para sus proyectos o si necesita poder acceder a su información desde varias computadoras.

Evernote
Evernote es un cuaderno en línea que le permite capturar información de toda la Web y luego acceder a ella desde cualquier lugar. Puede agregar notas, agregar archivos multimedia, tomar capturas de pantalla y más. Evernote indexa toda su información automáticamente, y puede agregar etiquetas y mantener cuadernos separados para temas separados. Cuentas gratuitas y premium ($5 por mes) están disponibles.

atrio abierto
Open Atrium es realmente una plataforma de Intranet de código abierto, pero tiene funciones útiles para realizar un seguimiento de la investigación y los proyectos, sobre todo una función de wiki y blog. Debido a que permite que varios usuarios compartan recursos, es una gran solución a considerar si necesita mantener a varios miembros del equipo conectados e informados.

RefWorks
RefWorks es una herramienta de gestión y colaboración de investigación en línea. Le permite compartir información con otros y colaborar en proyectos. Puede agregar módulos opcionales, incluidos los que le brindan acceso móvil. Una licencia anual cuesta $ 100 e incluye actualizaciones de funciones y soporte.

buzón
Dropbox es una aplicación de sincronización de archivos que te permite sincronizar archivos en varias computadoras y en línea. También le permite compartir archivos con otros y sirve como una solución de copia de seguridad en línea. Dropbox es realmente una solución híbrida: la aplicación descargable se integra con el servicio web, haciéndolo más fácil y optimizado. 2 GB de almacenamiento y transferencia gratis; las cuentas más grandes se pagan ($9.99 por mes por 50 GB y $19.99 por mes por 100 GB).

Zotero
Zotero es un complemento gratuito de Firefox que le permite capturar sitios web, enlaces, documentos y otros medios. Incluye herramientas que le permiten organizar la información que captura, incluidos archivos separados y etiquetado. También te permite acceder a tu biblioteca desde cualquier lugar y citar desde OpenOffice o MS Word.

2. Herramientas de escritorio

Las herramientas de escritorio tienden a centrarse más en la gestión de archivos y menos en la investigación y la gestión de recursos que las aplicaciones en línea. Si necesita mantener un gran volumen de archivos accesibles y organizados, es probable que una de las siguientes aplicaciones se ajuste a sus necesidades. Existe una opción que se adapta a cada presupuesto, sistema operativo y necesidad.

puente de adobe cs4
Adobe Bridge es un administrador de medios que viene con la mayoría de los productos de Adobe Creative Suite. Facilita la gestión de sus activos creativos, con funciones para mantener los archivos organizados y fáciles de encontrar.

Documentos (Mac OS X)
Papers es una aplicación de escritorio para organizar su investigación en su propia biblioteca personal, al estilo iTunes. Puede organizar la investigación en colecciones, buscar dentro de su biblioteca, compartir su investigación e importar desde cualquier PDF. Papers es una aplicación paga, pero solo $ 42 por una licencia. También está disponible una versión para iPhone por $ 9.99, que se sincroniza con la versión de escritorio.

lanzamiento (Windows y Linux)
Launchy es un completo indexador de archivos para Windows y Linux. Está destinado a reemplazar el menú de inicio, los íconos del escritorio y otros administradores de archivos y ser una aplicación única para iniciar programas y documentos. Puede configurar atajos de teclado para acceder más rápido a los programas que usa con más frecuencia.

Flujo De La Rejilla (Windows XP/Vista, MacOS 10.5)
El enfoque de Flow para la administración de archivos es más visual que la mayoría de las otras aplicaciones. Puede organizar todos los archivos de su proyecto en una sola vista y ver cómo se relacionan entre sí y dónde están ubicados (incluso si están en un disco que grabó hace meses). También incluye otras características útiles para la gestión de proyectos, incluido el seguimiento de tiempo y activos. El mayor inconveniente de Flow es el precio: una sola licencia cuesta $ 299, aunque hay descuentos por volumen disponibles.

ExplorerXP (Windows 2000/XP)
ExplorerXP es una versión mejorada gratuita del programa estándar Windows Explorer. Sus principales diferencias son la navegación por pestañas de múltiples carpetas y la visualización de tamaños de archivo.

Esquema de acción (Windows 2000/XP/Vista)
ActionOutline almacena información en una estructura de árbol similar a Explorer. Puede reorganizar ramas, exportar a archivos externos, buscar y organizar su información. Las licencias van desde $ 39.95 a $ 79.95.

Organizador de carpetas de archivos (Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP)
File Folder Organizer mantiene un registro electrónico de cómo se organizan sus archivos en papel y físicos. Sus documentos y archivos están organizados en una estructura similar a un árbol, lo que le permite encontrar lo que necesita antes de buscar en una pila de papel. Las licencias comienzan en $ 39.95.

Salto (Mac OS 10.5.5/10.6)
Leap es un administrador de archivos de Mac OS X que utiliza las convenciones de etiquetas de OpenMeta, lo que le permite compartir etiquetas entre varios programas. Leap le permite calificar archivos y organizarlos de otras maneras, incluida la agrupación automática de archivos similares. Una sola licencia cuesta $59.

Sentido 5 (Mac OS 10.4 y superior)
Sente 5 es «como iTunes para la literatura académica». Tiene la interfaz familiar similar a iTunes y le permite almacenar archivos PDF y otros archivos, así como buscar bases de datos de referencia en línea. Incluye muchas herramientas para ayudarlo a encontrar información, ya sea que la información esté almacenada en su máquina o en algún lugar en línea. Hay disponible una versión de prueba gratuita de 30 días. Las licencias para un solo usuario cuestan $ 129.95, aunque hay disponibles descuentos educativos y por volumen.

vallas por Stardock (Windows XP/Vista/7)
Fences es un programa innovador que organiza tu escritorio de manera más efectiva. Puede sombrear áreas individuales de su escritorio para agrupar íconos y luego moverlos y cambiarles el tamaño según sea necesario. Es gratis para uso personal.

3. Herramientas analógicas

No todos quieren organizar su trabajo con herramientas digitales. A veces, lo analógico funciona bien. La belleza de las aplicaciones analógicas es que generalmente son de bajo costo y fáciles de usar, sin curva de aprendizaje. Aquí hay un puñado de herramientas que la gente está usando para administrar sus referencias e investigaciones.

Moleskine
El Moleskine, ese omnipresente pequeño cuaderno negro, ha ganado muchos seguidores de culto. Es prácticamente todo lo que uso para tomar notas para ideas de historias (tanto de ficción como no). Según la información de marketing incluida con cada libreta Moleskine, este es el mismo tipo de libreta que usaron Hemingway, Picasso y van Gogh.

Sin embargo, la gente ha tomado el Moleskine básico y lo ha pirateado de muchas maneras diferentes para satisfacer sus necesidades. Ya sea personalizando cada página del cuaderno o simplemente agregando algunas florituras, la gente ha hecho todo lo posible para que Moleskine sea más práctico.

Aquí hay algunos recursos adicionales para personalizar tu Moleskine o tu cuaderno:

El truco de las multipestañas de Moleskine
Esta publicación del blog Loose Wire muestra cómo hackear tu Moleskine para incluir varias pestañas organizativas.

La Monster Collection de consejos, trucos y trucos de Moleskine
Este artículo de FreelanceSwitch ofrece un montón de recursos para personalizar y hackear tu cuaderno Moleskine.

PigPogPDA: un Moleskine pirateado en un sistema completo
Esta publicación de PigPog muestra la configuración completa de un sistema GTD simplificado que podría modificarse para otros usos.

Crear un planificador Moleskine personalizado
Otro artículo sobre cómo aumentar la capacidad organizativa del Moleskine básico.

PDA inconformista

El Hipster PDA es un sistema de productividad desarrollado por Merlin Mann de 43 Folders. En su forma más básica, consta de fichas de colores, un clip de carpeta y un bolígrafo. Sin embargo, la gente ha llevado esa funcionalidad a un nivel completamente nuevo en muchos casos y ha creado plantillas que se pueden agregar a las fichas (incluso llegando a diseñar un reloj de sol modelo). Un sistema para comprobar definitivamente si te gustan las herramientas analógicas.

PocketMod

El PocketMod es similar en concepto al Hipster PDA pero consta de una sola hoja de papel doblada. Puede imprimir uno nuevo con la frecuencia que desee, y hay plantillas para crearlos con solo las páginas que necesita. Las plantillas disponibles son fantásticas e incluyen todo, desde herramientas de productividad y organización hasta juegos.

4. Uso de las herramientas integradas de su sistema operativo

No todos quieren usar un nuevo software para administrar sus archivos. Después de todo, el objetivo de una buena gestión de archivos es simplificar las cosas. Agregar otra aplicación podría empujarlo en la dirección opuesta, según su flujo de trabajo. Y con una planificación cuidadosa, puede adaptarse al uso de las herramientas de administración de archivos integradas de su sistema operativo para la mayoría, si no todas, sus necesidades.

Gestión de archivos

Administrar archivos usando las herramientas integradas en su sistema operativo requiere un poco más de planificación y mantenimiento que usar la mayoría de los complementos dedicados. Primero, deberá averiguar qué tipo de estructura de archivos funciona mejor para usted. ¿Preferirías mantener las cosas en tu escritorio? ¿En tu carpeta «Documentos»? ¿Se siente cómodo buscando archivos o quiere poder navegar allí (esto puede depender en gran medida de su sistema operativo, ya que algunos son mejores en uno que en otro)?

Configurar carpetas para cada proyecto importante en el que trabaja es un buen comienzo. Mis carpetas principales incluyen «Sitios web» (que tiene archivos para cualquier diseño web y proyectos de codificación en los que trabajo, así como trabajos en progreso para mi blog personal), «Trabajo» (que contiene las publicaciones de blog que escribo para otros blogs, trabajo de diseño gráfico y otros trabajos remunerados que no están en la carpeta «Sitios web») y «Escritura» (que contiene todos los proyectos de ficción y escritura en los que trabajo). También tengo carpetas primarias para fotos e impuestos y otros documentos importantes. En mi escritorio tengo dos carpetas más importantes: «Nuevas fuentes» y «Nuevos pinceles». Aquí es donde coloco nuevos archivos de fuentes y pinceles que he descargado pero que aún tengo que instalar (soy un gran adicto a ambos y, a veces, me descargo descargando nuevos durante horas).

Dentro de cada carpeta principal, tengo subcarpetas para cada cliente (o cada proyecto principal de escritura en la carpeta «Escritura»), y luego cada proyecto individual para cada cliente tiene su propia subcarpeta. Este sistema funciona bien para mí, y como estoy en una Mac, puedo codificar con colores mis carpetas para indicar si el proyecto está terminado, esperando revisiones o en progreso.

Piense en su propio flujo de trabajo y qué tipo de estructura de archivos tiene sentido para usted. El mantenimiento es importante con este tipo de configuración. Asegúrese de guardar los archivos en las carpetas adecuadas, de lo contrario, encontrarlos más tarde puede ser difícil. Configure también una convención de nomenclatura para sus carpetas y archivos, de modo que tenga una idea de cómo se llaman en caso de que necesite buscarlos.

Gestión de referencias

Administrar referencias e investigaciones con herramientas integradas es un poco más complicado que administrar archivos. La forma más sencilla de hacerlo es configurar una carpeta dedicada para sus archivos de investigación y referencia. Puede hacerlo por proyecto, por cliente o en todo el sistema. Coloque archivos PDF y documentos de texto en esta carpeta. Muchas personas olvidan una cosa crucial con este tipo de configuración, y es incluir de dónde proviene un archivo o información. Para archivos PDF y multimedia, agregue la URL de la fuente como comentario en la metainformación; para archivos de texto, agréguelo a la parte superior del archivo de texto.

Sobre el Autor

Cameron Chapman es un diseñador web y gráfico profesional con más de seis años de experiencia. También escribe para varios blogs, incluido el suyo propio, Cameron Chapman sobre la escritura. También es autora de Famosos en Internet: una guía práctica para convertirse en una celebridad en línea.

(Alabama)