Diez formas de administrar su fuerza laboral de manera efectiva

Si tiene una empresa, probablemente sepa lo importante que es mantener a su equipo más feliz y productivo. Ya sea que esté ejecutando una empresa en la oficina o de forma remota, la gestión de la fuerza laboral es esencial para el crecimiento de su empresa.

La gestión eficaz de la fuerza laboral ofrece una serie de beneficios como:

• Optimiza la programación del trabajo
• Mejora la productividad del personal
• Motiva a los empleados
• Aumenta la retención
• Ahorra tiempo y dinero
• Ofrece seguridad de datos

A continuación, se muestran algunas de las ideas comprobadas para administrar su fuerza laboral de manera efectiva:

1. Automatice el seguimiento del tiempo y la asistencia

Le sorprenderá saber que el robo de tiempo le cuesta a las empresas $ 11 mil millones al año. Puede que sus empleados no lo hayan intencionado, pero conduce a una disminución de la productividad.

Puede evitar esto haciendo un seguimiento del tiempo y la asistencia de su equipo. La encuesta reciente dice que el seguimiento del tiempo diario puede Disminuir las fugas de productividad en un 80%..

Puede mejorar la utilidad del tiempo utilizando software de seguimiento de tiempo y asistencia. Estos software están diseñados para monitorear las horas de trabajo, las horas extraordinarias, el tiempo de descanso, el tiempo libre pagado (PTO) e incluso las licencias de sus empleados.

Aplicaciones de asistencia se puede integrar fácilmente con varios software de gestión de nóminas y recursos humanos. Algunos de los mas populares herramientas de seguimiento del tiempo son Time Doctor, TSheets, On The Clock y When I Work.

Estas soluciones son muy eficaces para cualquier lugar de trabajo, incluidos los equipos remotos.

2. Automatizar la asignación de tareas

La distribución equitativa de tareas entre los miembros del equipo es esencial para la eficiencia del equipo. Debe tener cuidado porque aumentar la carga de trabajo de los empleados individuales puede disminuir su productividad en un 68%.

La distribución manual del trabajo puede resultar difícil en el escenario en el que se debe considerar la cantidad de proyectos en los que están trabajando, el progreso actual del trabajo y su tiempo de finalización.

Aquí es donde El software de programación de empleados puede ser de gran ayuda.. Con estas herramientas, puede asignar diferentes tareas a los miembros individuales del equipo y también realizar un seguimiento de sus actividades en detalle.

Por ejemplo, puede encontrar fácilmente qué tarea está asignada a qué miembro del equipo y el tiempo estimado de finalización. Algunas de las mejores herramientas para la programación del trabajo son Monday.com, Nifty, MeisterTask, Backlog, Trello y JIRA.

3. Elija herramientas y aplicaciones fáciles de aprender

Actualmente, se estima que el 75% de las organizaciones globales aumentan el uso de herramientas de productividad. Si bien el uso de estas herramientas es necesario, también es esencial que las herramientas no causen confusión y requieran mucho tiempo para aprender.

El uso de innumerables aplicaciones y soluciones diferentes puede generar complejidad en el proceso y volverse difícil de aprender para su equipo. En última instancia, su equipo dedicará más tiempo a acostumbrarse a estas aplicaciones, en lugar de centrarse en su trabajo.

Por lo tanto, mantenga el número de herramientas al mínimo. Elija una herramienta que se adapte a sus necesidades organizativas.

4. Medir la productividad laboral

Es posible que desee que su equipo funcione de manera eficiente y autónoma tanto como sea posible. Sin embargo, no podrá saber cómo se desempeñó cada uno de los miembros de su equipo en el día a menos que mida su productividad laboral diaria.

Esta es la razón porque 71,5% de las organizaciones globales han establecido una forma de medir la productividad laboral diaria de sus empleados.

Ahora, es posible realizar un seguimiento de la productividad de sus empleados mediante el software de seguimiento de la productividad. Estas son aplicaciones de alta tecnología que le brindan información sobre el desempeño y la utilización del tiempo de sus empleados.

Algunas de las herramientas populares son EmailAnalytics, ProofHub, ActivTrak, iDoneThis, etc.

5. Mantenga a su equipo conectado sobre la marcha

Según una investigación reciente, las personas gastan aproximadamente cuatro horas al dia en sus teléfonos inteligentes. No incluye solo el uso personal sino también el trabajo oficial.

A veces, los empleados usan sus dispositivos personales como pestañas y computadoras portátiles que no son teléfonos móviles para realizar sus tareas fuera de su lugar de trabajo. Si está utilizando herramientas de colaboración, asegúrese de que su herramienta sea compatible con dispositivos móviles con la misma fluidez que con los equipos de escritorio.

Esta idea lo mantendrá a usted y a todo su equipo conectados incluso si están en movimiento. Trivia cuestionarios y juegos en tiempo real ayudará a su equipo a divertirse mientras trabaja.

6. Utilice almacenamiento en la nube

Su equipo tiene que acceder, compartir y actualizar los datos relacionados con el proyecto constantemente. A veces, necesitan acceder a los datos fuera de su lugar de trabajo habitual y desde diferentes dispositivos. 85% de los empleados pierda al menos una o dos horas de productividad a la semana buscando información.

Por lo tanto, debe proporcionar un sistema de almacenamiento centralizado al que su equipo pueda acceder fácilmente sin temer el robo de datos. Aquí es donde necesita una solución de almacenamiento en la nube.

Ya 90% de empresas están en la nube. Ciertamente, el papel del almacenamiento en la nube es crucial para cualquier organización, independientemente del tipo y tamaño de la empresa.

Los mayores beneficios de estas soluciones son que brindan almacenamiento masivo, alta seguridad y accesibilidad desde cualquier ubicación.

Algunas de las soluciones en la nube altamente confiables como Google Drive, OneDrive, Dropbox, y Icedrive.

La solución de almacenamiento en la nube brinda a sus empleados la libertad de trabajar desde cualquier lugar que deseen. Si bien ofrece comodidad a los empleados, lo ayuda a realizar su tarea en el tiempo estipulado.

7. Manténgase conectado visualmente

La comunicación es un elemento vital para que su equipo funcione bien. Aproximadamente 80% de la fuerza laboral de EE. UU. se siente estresado debido a la comunicación ineficaz de la empresa.

Esto es especialmente cierto para los equipos que trabajan de forma remota. La mayoría de las veces, los miembros del equipo remoto se sienten desatendidos y gradualmente pierden interés y entusiasmo por completar las tareas asignadas. En última instancia, esto conduce a la pérdida de tiempo y al retraso del proyecto.

Trabajar lejos del resto de los miembros del equipo no debería ser motivo de brechas de comunicación. Puede mantenerse conectado visualmente mediante el uso de diferentes herramientas de chat de video en vivo.

Estas herramientas no solo le permiten chatear por video, sino que también le permiten grabar el chat, compartir archivos, chatear por texto, enviar mensajes sin conexión y hacer mucho más. Muchas de estas herramientas también son gratuitas.

Lo mejor sería tener una herramienta de videollamadas confiable, como Skype, Google Hangout, LINE, Tango, Viber, etc.

8. Proporcione comentarios con regularidad

No puede mejorarse a sí mismo a menos que sepa exactamente dónde necesita trabajar. Encima 70% de empleados sienten que habrían sentido un mejor sentido de lealtad si hubieran tenido horarios de trabajo flexibles. Además, el 96% de las personas cree que la flexibilidad laboral habría mejorado la calidad de vida en general.

Como empleador, probablemente sea consciente de la diversidad de empleados y de sus necesidades personales y profesionales únicas. Algunos de ellos pueden estar haciendo malabarismos entre su vida personal y profesional, lo que está obstaculizando su productividad.

Teniendo en cuenta sus problemas, puede brindarles opciones para elegir su horario de trabajo o lugar de trabajo, las herramientas necesarias o el equipo que les vaya bien a ambos. Puede mover todo su trabajo en línea con la gestión de proyectos y otras herramientas mencionadas anteriormente.

Al ofrecer flexibilidad a su equipo, los está ayudando no solo con su productividad, sino también con un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida, el ahorro de tiempo y la minimización del estrés en los desplazamientos.

Esto es beneficioso para ambos, ya que sus empleados están más felices y usted obtiene un mejor resultado comercial. Por lo tanto, debes tener en cuenta la flexibilidad laboral en tu cultura organizacional.

9. Cree una atmósfera de trabajo más feliz

Uno de los elementos fundamentales para gestionar la plantilla es mantenerla feliz. Una investigación de la Universidad de Oxford dice que los trabajadores son un 13% más productivos cuando están felices.

Desafortunadamente, no todos los empleadores toman en serio este factor o lo traducen de forma incorrecta. El informe dice 89% de los empleadores creen que los empleados renuncian a sus trabajos por más dinero, pero en realidad, solo el 12% lo hace.

Recuerde, no siempre es el salario o los beneficios los que les dan a los empleados satisfacción laboral. A veces, necesitan un poco más para mantenerse motivados, como:

• Muestre gratitud dando las gracias cuando menos se lo esperaba.
• Motívelos con imágenes o citas.
• Muestre empatía y anímeles cuando no sean lo suficientemente productivos.
• Proporcionar más control sobre el proyecto o la tarea asignada.
• Celebre los pequeños triunfos dentro del horario de oficina y agradézcales.

Hay muchas otras formas probadas de crear una atmósfera más feliz en el trabajo. Aplique tantos como sea posible para usted. Después de todo, los empleados más felices son la clave para un negocio exitoso.

10. Establezca metas alcanzables

Su equipo puede ser altamente calificado, experimentado y extraordinario, pero eso no necesariamente los hace capaces de lograr metas poco realistas.

Si desea que se desempeñen dentro de la línea de tiempo y según el requisito, es esencial darles suficiente tiempo y una carga limitada de trabajo. La mejor manera es fragmentar un único objetivo grande en otros más pequeños y asignarlos uno por uno.

De esta manera, sus empleados se sentirán más felices de alcanzar cada hito y se mantendrán seguros durante todo el proyecto. Además, los logros más pequeños los impactarán positivamente, ya que estarán motivados para trabajar aún más duro.

Conclusión

La gestión de equipos es un aspecto fundamental del éxito empresarial. Los empleados felices son más productivos. Siga las formas anteriores para administrar su fuerza laboral de manera efectiva y llevar los ingresos de su negocio al siguiente nivel.

Foto por Aatik Tasneem sobre Unsplash