Cumplimiento de FERPA en la era digital: una guía para instituciones educativas

Con la friolera de 954 violaciones de datos reportadas en el sistema escolar de EE. UU., 2023 batió todos los récords: casi siete veces las cifras del año anterior.

Esta tendencia revela una dura realidad: los datos de las instituciones educativas están en riesgo. Según el Informe Comparitech, desde 2005, un total de 2.691 filtraciones de datos han afectado al sector educativo estadounidense, poniendo en riesgo millones de registros de estudiantes.

Desde la violación masiva de Illuminate Education en 2021, que afectó a más de 605 instituciones, hasta las fugas de almacenamiento en la nube mal configuradas en McGraw Hill, que afectaron a más de 100.000 estudiantes, las vulnerabilidades son reales y las consecuencias son graves.

El cumplimiento de FERPA nunca ha sido más importante. Pero, ¿qué significa exactamente para tu escuela o universidad?

Esta guía lo ayudará a comprender sus obligaciones según FERPA, la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia, identificar posibles obstáculos e implementar estrategias prácticas para proteger a sus estudiantes, su institución y la confianza de su comunidad.

Comprender los derechos y requisitos de FERPA

FERPA es una piedra angular de la ley de privacidad educativa de EE. UU. Otorga a los padres y estudiantes elegibles derechos importantes.

También establece los estándares que deben seguir las instituciones educativas. Aquí hay un desglose de las características principales:

• Derechos de Acceso y Modificación. Los padres y estudiantes tienen derecho a revisar sus registros educativos y solicitar correcciones si descubren inexactitudes. Si hay desacuerdo, está disponible un proceso de audiencia formal.
• Consentimiento para la divulgación. Las escuelas generalmente requieren un consentimiento por escrito antes de divulgar los registros de los estudiantes. Aún así, existen algunas excepciones en casos específicos.
• Información del directorio. Si bien las escuelas pueden compartir información básica, como nombres y fotografías, sin consentimiento, los padres pueden optar por no participar en esta divulgación.
• Registros educativos designados. FERPA cubre una amplia variedad de registros, incluidos formatos físicos y digitales, siempre que se relacionen directamente con un estudiante y sean mantenidos por la escuela.
  

Lo que deben hacer las escuelas: FERPA y la seguridad de los datos

Pero FERPA no sólo otorga derechos. La ley también exige prácticas estrictas de seguridad de datos para las escuelas que reciben fondos federales.

Esta protección se extiende a los datos específicos de FERPA y a toda la información confidencial de los estudiantes.

Esto es lo que las escuelas deben hacer para proteger los datos:

• Marcos de ciberseguridad. Se han adoptado marcos establecidos como NIST CSF o ISO 27001 para proporcionar un enfoque estructurado para medidas de seguridad integrales.
• Salvaguardias Técnicas. Utilice firewalls, software antivirus y cifrado. Estos escudos digitales protegen sus datos contra accesos no autorizados e infracciones. El software de archivo puede ayudarle a garantizar el cumplimiento educativo.
• Evaluaciones de riesgo. Las evaluaciones de riesgos periódicas pueden ayudarle a identificar vulnerabilidades y mitigarlas de forma proactiva.
• Controles de Acceso y Monitoreo. Limite el acceso a información confidencial según los roles laborales. Supervisar quién accede a los datos para garantizar la rendición de cuentas (anualmente) Actualizaciones de FERPA. Proporcionar recordatorios anuales a padres y estudiantes sobre sus derechos, incluido su derecho a optar por no compartir información del directorio.

Errores comunes de FERPA y cómo evitarlos

Cuando se trata de FERPA, incluso los pequeños errores pueden tener grandes consecuencias. Éstos son algunos de los errores comunes y cómo evitarlos:

Negligencia básica de seguridad

Desafortunadamente, las computadoras portátiles perdidas, las contraseñas débiles y las estafas de phishing son formas comunes de comprometerse.

No subestime la importancia de las prácticas básicas de seguridad.

Mal manejo de solicitudes de registros

Establecer un proceso transparente y bien documentado para atender las solicitudes de padres y estudiantes para ver o modificar sus registros.

Ambigüedad en torno a la información del directorio

Defina claramente qué es la información del directorio y haga que el proceso de exclusión voluntaria sea fácil y transparente para los padres.

Consecuencias del incumplimiento: más allá de las molestias

Las violaciones de FERPA tienen consecuencias importantes para las instituciones educativas. El incumplimiento de estas normas podrá dar lugar a diversas sanciones, afectando a la institución y a su personal.

Estas consecuencias incluyen:

• Sanciones financieras. Las instituciones pueden incurrir en multas importantes por violar las regulaciones de FERPA. Esto puede limitar los recursos y perjudicar la capacidad de la institución para cumplir su misión educativa.
• Disciplina de los empleados. Los empleados responsables de violaciones de datos o incumplimiento pueden enfrentar medidas disciplinarias, incluida la suspensión o el despido. Defender FERPA es una responsabilidad compartida que requiere rendición de cuentas en todos los niveles.
• Pérdida de fondos federales. La pena más severa es la posible pérdida de fondos federales críticos administrados por el Departamento de Educación de Estados Unidos. Esa pérdida puede perturbar gravemente las operaciones de la institución y limitar su capacidad para brindar servicios esenciales.
• Acción disciplinaria por parte de la FPCO. La Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares (FPCO) dentro del Departamento de Educación puede tomar medidas disciplinarias contra las instituciones que no cumplan con los estándares de FERPA. Esto podría implicar investigaciones, advertencias formales u otras medidas que tendrían un impacto negativo en la reputación de la institución.

El cumplimiento de FERPA es una responsabilidad fundamental de las instituciones educativas hacia sus estudiantes y el público en general. Al priorizar la protección de datos y la privacidad, las instituciones protegen la información de los estudiantes y mantienen la confianza necesaria para un entorno de aprendizaje próspero.

Desafíos clave para el cumplimiento de FERPA

La era digital presenta barreras únicas para el cumplimiento de FERPA:

• Violaciones de datos y ciberseguridad. Los ciberataques son una gran amenaza en la actualidad. Garantizar protocolos de seguridad sólidos y planes de respuesta a incidentes es un mandato de FERPA.
• Proveedores externos. Las escuelas deben examinar a cualquier proveedor externo que tenga acceso a los datos de los estudiantes. FERPA exige contratos estrictos con límites precisos de uso de datos y garantías de seguridad.
• “Funcionario Escolar” e “Interés Educativo Legítimo”. Estos términos de FERPA son aún más complejos en la era digital. Las escuelas deben definir quién tiene acceso autorizado a los registros de los estudiantes y bajo qué circunstancias.
• Derechos de los padres. FERPA otorga a los padres importantes derechos con respecto a los registros educativos de sus hijos. Las escuelas necesitan procesos simplificados para los formularios de consentimiento, los derechos de visualización y el manejo de solicitudes para modificar registros.
• Información del directorio de estudiantes. FERPA rige información tan simple como los nombres y fotografías de los estudiantes. Las escuelas deben tener políticas transparentes sobre lo que constituye información del directorio y cómo los padres pueden optar por no participar.

Seis estrategias prácticas para el éxito de FERPA en la era digital

No dejes que estos desafíos te abrumen. Aquí está su guía para el cumplimiento proactivo de FERPA:

1. Un marco político sólido. Desarrollar y actualizar periódicamente una política integral de FERPA. Asegúrese de que incluya los riesgos y tecnologías específicos de la era digital y que sea de fácil acceso para el personal, los estudiantes y los padres.
2. Mapeo e inventario de datos. Sepa exactamente qué datos de los estudiantes tiene, dónde se almacenan y quién tiene acceso a ellos. Esto es fundamental para la seguridad y la respuesta rápida a incidentes.
3. Seguridad multicapa. Utilice una combinación de protecciones técnicas, incluidos firewalls, cifrado, controles de acceso y sistemas de detección de intrusos. Actualice y aplique parches al software con regularidad para anticiparse a las amenazas.
4. Formación Integral. Educar a todo el personal sobre FERPA, las mejores prácticas de seguridad y las posibles consecuencias del incumplimiento. Fomentar una cultura de seguimiento y presentación de informes.
5. Verificación de proveedores. Antes de asociarse con cualquier proveedor externo, revise sus prácticas de seguridad y acuerdos contractuales para asegurarse de que cumplan con los requisitos de FERPA.
6. Comunicación transparente. Sea abierto y proactivo con los padres y estudiantes sobre sus prácticas de recopilación y protección de datos. Proporcionar información clara sobre sus derechos y cómo pueden ejercerlos.

El camino a seguir: una cultura de responsabilidad de los datos

El cumplimiento de FERPA es un compromiso continuo para proteger la privacidad de los estudiantes y generar confianza dentro de su comunidad educativa.

Al adoptar un enfoque proactivo y holístico, puede lograr el cumplimiento y crear un entorno de aprendizaje seguro para sus estudiantes.

imagen de Elisa Calvet B. en Unsplash