Consejos para implementar la automatización del flujo de trabajo en su estrategia empresarial

¿Cuál es el bien más valioso del propietario o gerente de una empresa? Tiempo. Con tantas tareas, proyectos y empleados que gestionar, a menudo puede resultar abrumador dividir el tiempo para abordar todas las áreas de su negocio.

Por supuesto, algunas cosas requieren su atención y no se pueden subcontratar ni pasar a otro miembro del equipo. Sin embargo, los propietarios y gerentes de empresas pueden recuperar gran parte de su tiempo incorporando la automatización del flujo de trabajo en sus estrategias.

Al aprovechar la automatización del flujo de trabajo, las empresas se posicionan para operar de manera más eficiente. El diseño de flujos de trabajo eficientes permite a los propietarios y administradores ahorrar dinero, brindar una mejor experiencia al cliente y liberar tiempo valioso para dedicarlo al crecimiento de sus negocios. Continúe leyendo para obtener más información sobre cómo la automatización del flujo de trabajo puede ayudarlo a llevar su negocio al siguiente nivel.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

La automatización del flujo de trabajo utiliza tecnología para automatizar procesos y tareas que requieren una mínima intervención humana. Idealmente, estos flujos de trabajo pueden funcionar de principio a fin de forma independiente. Las tareas que son mejores para la automatización incluyen tareas repetitivas u operaciones optimizadas, que incluyen:

• Procesar y rastrear facturas
• Organización y gestión de leads de ventas.
• Gestión de inventario y pedido de suministros.
• Asignar tareas y proyectos a miembros individuales del equipo.
• Genere informes de datos para monitorear varios indicadores clave de desempeño (KPI)
• Actualización de registros de clientes en el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

Lo mejor del software de automatización es que es fácil de actualizar y ajustar su proceso. Cuanto más realice un seguimiento del rendimiento de los flujos de trabajo, mejor comprenderá su eficacia.

Los beneficios de utilizar la automatización del flujo de trabajo

Una vez que haya establecido la automatización del flujo de trabajo para varias áreas comerciales, puede esperar beneficios a corto y largo plazo. Dependiendo de sus objetivos comerciales, la efectividad de cada automatización del flujo de trabajo puede variar, pero la mayoría de las empresas comparten beneficios comunes, como:

• Mayor productividad y eficiencia: Las tareas automatizadas pueden mejorar enormemente la productividad de su equipo al asignar tareas repetitivas a los sistemas automatizados.
• Precisión mejorada: Al utilizar software automatizado, las empresas pueden reducir el riesgo de error humano.
• Experiencia del cliente mejorada: Podrás responder las consultas y solicitudes de los clientes de forma mucho más eficiente, garantizando un servicio de atención al cliente de calidad.
• Ahorro de costos: Los sistemas automatizados ayudan a reducir el costo de la mano de obra y los costos operativos.
• Mejor colaboración en equipo: Los datos y la documentación se comparten fácilmente a través de sistemas automatizados, lo que crea un enfoque simplificado para la comunicación entre equipos y departamentos.

8 consejos para implementar la automatización del flujo de trabajo

Si desea incorporar la automatización del flujo de trabajo en su estrategia comercial, usted y su equipo pueden comenzar en unos pocos pasos. El proceso inicial a veces es un desafío cuando comienzas a diseñar tus flujos de trabajo, pero los resultados valen el tiempo y el esfuerzo. Profundicemos en nueve consejos que puede utilizar para implementar la automatización en su flujo de trabajo.

Definir metas y objetivos

Todo proceso debe comenzar con objetivos claros. Sea específico acerca de sus objetivos comerciales, incluidos los objetivos individuales del equipo o departamento. Considere campañas, lanzamientos de productos y proyectos a largo plazo actuales o futuros que podrían beneficiarse de la automatización. Definir estos objetivos le ayudará a dar forma a sus flujos de trabajo para que pueda mantenerlos dentro de esos objetivos.

Tómese el tiempo para decidir qué KPI desea realizar un seguimiento para medir el éxito de cada flujo de trabajo automatizado. Los KPI varían según el departamento y el flujo de trabajo y es probable que cambien con el tiempo a medida que continúa recopilando datos y conocimientos sobre el rendimiento.

Identificando procesos

No todas las tareas tienen sentido para la automatización, por lo que es necesario identificar qué procedimientos pueden beneficiarse de los flujos de trabajo automatizados. Los procesos más comunes implican tareas repetitivas que llevan tiempo o son propensas a errores. Al decidir qué tareas automatizar, considere qué procesos, cuando se automaticen, tendrán el mayor impacto en la productividad de su equipo.

Elija las herramientas adecuadas

Con muchas opciones de software de automatización disponibles, es importante investigar las herramientas que mejor se adapten a las necesidades y objetivos de su negocio. Algunas herramientas pueden ser más adecuadas para pequeñas y medianas empresas, mientras que otras están diseñadas para grandes corporaciones. Lo mismo ocurre con las características específicas y los tipos de automatización que ofrece cada plataforma: todo depende de sus necesidades.

Por ejemplo, una empresa con una presencia significativa en las redes sociales puede necesitar un programa que le ayude con la interacción y las respuestas automatizadas a su audiencia. Una empresa manufacturera necesita una herramienta centrada en la gestión de datos para ayudar a organizar los datos y escalar los esfuerzos comerciales.

También debes considerar otras características como capacidades de integración y una interfaz fácil de usar.

Recuerda tu presupuesto. Aproveche las pruebas gratuitas o las demostraciones gratuitas para probar el software antes de asumir un compromiso financiero.

Delinear procesos

Comprender sus flujos de trabajo actuales es un excelente punto de partida para mejorar o desarrollar sus procesos. Si está actualizando algún sistema actualmente implementado, busque áreas para mejorar el proceso antes de la automatización. Esta mejora puede ayudar a eliminar pasos innecesarios una vez que la automatización esté implementada.

Puede que a usted y a su equipo les resulte útil crear mapas visuales para ilustrar los flujos de trabajo e identificar oportunidades para implementar la automatización. Experimente con diagramas y diagramas de flujo, creando un plan maestro de sus flujos de trabajo tal como están ahora y cómo se automatizarán.

Proporcionar formación

Lleve a cabo sesiones de capacitación para garantizar que todo el personal y los departamentos estén familiarizados con estas nuevas iniciativas y flujos de trabajo. La capacitación práctica permite a los empleados trabajar directamente con nuevo software y herramientas y también puede servir como una oportunidad para explorar curvas de aprendizaje que ayudarán en la capacitación futura.

Más allá de la capacitación inicial, anime a su personal a continuar aprendiendo ofreciendo apoyo continuo y acceso a recursos. Cree una biblioteca completa de material de capacitación y tutoriales para uso de los empleados. Recuerde actualizar el contenido periódicamente a medida que cambien sus flujos de trabajo y procedimientos para que pueda actualizar a todos sobre las mejores prácticas de su sistema.

Priorizar el cumplimiento y la seguridad

El software de automatización que elija debe cumplir con los estándares de la industria y las regulaciones de seguridad para minimizar la posibilidad de violaciones de seguridad. Este cumplimiento ayudará a proteger la información de su empresa, así como los datos de clientes y proveedores, contra el acceso no autorizado.

Muchos procesos automatizados manejan información confidencial de algún tipo. Todo, desde la recopilación de datos de los clientes y la generación de leads hasta el flujo de trabajo contable y la gestión de registros de empleados. Es de interés para su empresa proteger todos los datos confidenciales y tomar las medidas necesarias para evitar violaciones de datos.

Adopte la flexibilidad y la agilidad

Los propietarios y gerentes de empresas más exitosos comprenden que el panorama del mercado y la industria cambiarán con el tiempo. Por lo tanto, es su responsabilidad prepararse para estos cambios dentro de la industria y continuar satisfaciendo las demandas de su mercado y público objetivo. Su agilidad o voluntad de girar y adaptarse según sea necesario puede brindarle la ventaja competitiva necesaria para seguir siendo relevante en su industria.

Monitoreo y Medición

Al igual que con cualquier área de negocio, debe monitorear los flujos de trabajo automatizados a lo largo del tiempo para garantizar un funcionamiento eficiente y exitoso. Al implementar estos flujos de trabajo, utilice los datos de rendimiento que ha recopilado y mídalos con los KPI que estableció inicialmente. Identifique las áreas que necesitan mejora y continúe permitiendo que la automatización despegue.

Adopte la automatización del flujo de trabajo en su negocio

Como todo lo demás en su negocio, la automatización del flujo de trabajo depende de un poco de planificación que puede ser de gran ayuda. Comience por identificar sus objetivos y mapear sus flujos de trabajo actuales para ver dónde puede mejorar. Al elegir las herramientas de automatización adecuadas, puede impulsar la eficiencia y reducir el riesgo de errores, respaldando un flujo de trabajo más estratégico y optimizado. Los propietarios y gerentes de negocios exitosos pueden aprovechar esta tecnología para permitir que sus equipos se concentren en hacer crecer el negocio y aumentar los ingresos.

Imagen de Andrew Neel en Unsplash