Cómo puede mejorar la capacidad de respuesta empresarial y el servicio al cliente con recepcionistas virtuales

Cómo puede mejorar la capacidad de respuesta empresarial y el servicio al cliente con recepcionistas virtuales

Sus consultas entrantes llegan rápidamente, pero no puede responderlas rápidamente porque está demasiado ocupado trabajando o tiene poco personal.

¿Son estos desafíos comunes a los que se enfrenta regularmente con su negocio? Bueno, no está completamente solo, pero es probable que haya tardado en abordar estos problemas de frente y es probable que le esté costando ingresos potenciales. Realmente entendemos estos problemas y tenemos los consejos para ayudarlo de inmediato.

Sus clientes se comunicarán directamente con su empresa a través de formularios en línea, llamadas, chats, mensajes SMS, redes sociales, correos electrónicos y cualquier otro canal con el que se sienta cómodo. Pero, tan importante como responder rápidamente a las consultas entrantes, estar disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana para sus clientes es una expectativa que muchos exigen ahora. Y si no satisface esta demanda, encontrarán otro negocio que sí lo esté.

Investigación del informe del consumidor de HubSpot pinta un panorama sombrío para las empresas que no están respondiendo con la suficiente rapidez a los nuevos clientes potenciales y a los clientes existentes.

El informe encontró:

  • El 82% de los consumidores espera una respuesta inmediata a una consulta de ventas.
  • El 82% de los consumidores espera que se le responda de inmediato y el 90% de los consumidores lo espera en una solicitud de soporte.
  • El 80% de los consumidores dice que ha dejado de hacer negocios con una empresa debido a una mala experiencia.

Se espera que las empresas, especialmente las pequeñas y medianas empresas, con personal y disponibilidad limitados, estén disponibles para responder rápidamente a todas las consultas entrantes. Esto puede ser poco realista, ya que el mismo personal también es responsable de miles de otros proyectos existentes y entregables del cliente, lo que dificulta la capacidad de respuesta durante todas las horas.

Subcontrata tu capacidad de respuesta

Afortunadamente, las empresas que se sienten presionadas debido al personal limitado y la disponibilidad para responder a las consultas tienen soluciones disponibles que les permitirán subcontratar y delegar las responsabilidades de comunicación de primera línea a otros. Servicios de contestador subcontratados 24 horas al día, 7 días a la semana El personal de recepcionistas virtuales ofrece a las empresas un soplo de aire fresco, ya que están mejor posicionadas y equipadas para manejar una rápida respuesta de clientes potenciales.

El uso de un servicio de recepcionista virtual las 24 horas del día, los 7 días de la semana, permite a las empresas subcontratar sus necesidades de respuesta de llamadas y chat durante el horario comercial, las noches y los fines de semana. Recepcionistas virtuales también puede servir como una opción de respuesta de respaldo durante las horas y temporadas pico para su negocio, o incluso solo durante la hora del almuerzo, cuando los miembros del personal están lejos de sus escritorios.

El papel de los recepcionistas virtuales

Los recepcionistas virtuales ayudan a las empresas a filtrar llamadas y bloquear posibles spammers. Calificar clientes potenciales y realizar la ingesta de clientes., respondiendo solicitudes de soporte al cliente, respondiendo mensajes de texto y transfiriendo llamadas al empleado apropiado para que las maneje, liberando a los miembros del personal para que se concentren en las tareas existentes sin perder los ingresos potenciales de los nuevos clientes potenciales a medida que ingresan.

Es posible que esté pensando en el impacto financiero de no responder rápidamente a las consultas y en cómo un servicio de recepcionista virtual puede ayudar a aliviar esa preocupación en este momento. Bueno, hay datos que brindan más claridad al respecto.

Harvard Business Review auditó 2241 empresas estadounidenses y su capacidad de respuesta a clientes potenciales web midiendo cuánto tiempo tardó cada empresa en responder a un cliente potencial de prueba generado en la web.

El estudio encontró:

  • 37% respondió a su liderazgo en una hora
  • 16% respondió dentro de una a 24 horas
  • 24% tardó más de 24 horas
  • El 23% de las empresas nunca respondió en absoluto

El tiempo medio de respuesta, entre las empresas que respondieron en 30 días, fue de 42 horas.

El estudio también descubrió que las organizaciones que responden en 1 hora a una consulta de clientes potenciales tienen siete veces más probabilidades de calificar al cliente potencial que aquellas que respondieron en solo 2 horas, y 60 veces más exitosas que aquellas que respondieron dentro de las 24 horas. De hecho, ¡el 78% de las ventas van a la primera empresa en responder a un cliente potencial!

Para recapitular rápidamente el estudio anterior, las empresas no deben quedarse dormidas al volante cuando responden a los clientes potenciales, ya que puede limitar su crecimiento. Por lo tanto, si responde con lentitud, pondrá su negocio en riesgo de tener éxito simplemente por no responder lo suficientemente rápido a las consultas. En lugar de asumir ese riesgo, considere la posibilidad de utilizar soluciones y servicios que le ayudarán a garantizar su capacidad de respuesta las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Usar recepcionistas virtuales como sus SDR

Tradicionalmente, las empresas han utilizado recepcionistas virtuales para manejar principalmente el soporte entrante y la calificación de clientes potenciales. Sin embargo, los recepcionistas virtuales pueden brindarle mucho más valor a su negocio y liberarlo para que se concentre en el trabajo productivo y los resultados del cliente.

Los recepcionistas subcontratados tienen la capacidad única de servir como una extensión de su equipo de desarrollo de ventas. Esto puede ser extremadamente valioso para las pequeñas empresas que están limitadas por el tiempo y los recursos para hacer un seguimiento inmediato de los posibles nuevos clientes. Imagine enviar una nota rápida a su servicio de contestador para hacer una llamada saliente y programar el cliente potencial calificado en cuestión de minutos después de que complete su formulario web en línea. Bueno, estás de suerte, ¡eso es todo lo que necesitas!

Conclusión

Las empresas interesadas en el crecimiento deben considerar la posibilidad de mejorar la capacidad de respuesta de sus clientes potenciales, ya que vale la pena ser las primeras en responder a sus consultas. Una opción para mejorar la velocidad de respuesta es delegar sus comunicaciones de primera línea a un servicio de respuesta capaz no solo de manejar llamadas entrantes, sino también de hacer llamadas salientes a sus clientes potenciales.

Es probable que comience a ver un crecimiento más escalable y sostenible en los clientes potenciales convertidos a medida que aumenta su capacidad de respuesta. ¡No deje colgado a su próximo gran cliente!

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