Cómo organizar su día para lograr la máxima productividad de las pequeñas empresas

Los estadounidenses no se sienten optimistas sobre la economía en 2024, y eso incluye a los propietarios de pequeñas empresas. De hecho, casi la mitad de los propietarios de pequeñas empresas creen que 2024 será un año decisivo para sus negocios.

Administrar su pequeña empresa puede parecer una tarea abrumadora, pero no tiene por qué serlo. Roma no se construyó en un día, pero era tomado día a día. Su pequeña empresa se construirá de la misma manera: acumulando un día productivo tras otro.

Siga leyendo para obtener consejos sobre cómo los propietarios de pequeñas empresas pueden organizar sus días para lograr la máxima productividad.

Sepa lo que hay que hacer

Como propietario de una pequeña empresa, maximizar la productividad todos los días podría marcar la diferencia entre construir un negocio rentable para usted y desplazarse durante horas a un trabajo que odia y trabajar para un jefe horrible.

El primer paso hacia la productividad es saber exactamente lo que hay que hacer. Examina las tareas que tienes entre manos y organízalas. Puede utilizar aplicaciones de tareas o una herramienta de gestión de proyectos para ello. ¿Qué hay que hacer en la próxima hora, el próximo día, la próxima semana o el próximo mes? Aborde primero las tareas más urgentes para asegurarse de abordar todo lo que hay que hacer y luego avance en la lista.

Establezca prioridades y tenga en cuenta el panorama general

Gran parte de su jornada laboral la dedicará a tareas urgentes, como pagar facturas, asistir a reuniones y devolver llamadas telefónicas y correos electrónicos. Este trabajo del día a día es extremadamente importante porque mantiene en marcha los engranajes de su negocio.

Pero no olvides tomarte un tiempo para alejarte también. Si bien trabajar en las necesidades inmediatas mantiene el negocio en funcionamiento, los movimientos generales son la clave para el éxito a gran escala. Piense en ello como la diferencia entre ganar $500 rápidamente o ganar $5 millones a largo plazo.

Reclutar a los empleados adecuados, idear formas de expandirse y generar ideas sobre nuevos productos o iniciativas de marketing tienen un gran impacto en su éxito futuro, pero en realidad no es necesario completar estas tareas de inmediato. Reserve algo de tiempo para este importante trabajo o su negocio podría estancarse.

Crear un horario

Una vez que sepa qué tareas debe realizar, colóquelas todas en un cronograma simple. Estructura tu jornada laboral con las tareas más urgentes primero y acumula tus tareas más cognitivas en tus períodos más productivos. Para la mayoría de las personas, esto suele ocurrir temprano en la jornada laboral o alrededor del mediodía. Termine el trabajo más fácil y menos exigente, como la entrada de datos, al final del día.

La incertidumbre es uno de los mayores ladrones de tu tiempo, así que cuando estés creando tu agenda, respétala. Tenga cuidado de no programarse demasiado. Esto se vuelve más fácil a medida que te acostumbras a programar tu día y encuentras la cantidad de tiempo necesaria para diferentes tipos de trabajo. Una vez que sepas componer tu agenda, haz que la agenda del día siguiente sea tu última tarea cada día para que puedas comenzar a trabajar cada mañana.

Finalmente, si descubre que no puede incluir todo su trabajo en su día, es posible que deba considerar seriamente dejar que otros empleados se encarguen de algunas de sus responsabilidades.

Delegado y automatización

A medida que su pequeña empresa crezca, tendrá que tomar algunas decisiones difíciles sobre qué tipo de trabajo es mejor para su tiempo.

Si usted es el fundador y tiene que tomar decisiones de alto riesgo, no tiene sentido que dedique un porcentaje significativo de su tiempo a trabajos mundanos que otros podrían realizar. Considere contratar personal de apoyo o un asistente virtual para manejar el trabajo logístico simple, como programación, gestión de documentos, nómina y otras tareas administrativas.

También puedes delegar tareas de nivel medio una vez que contrates a algunos empleados de confianza, pero debes resistir la tentación de microgestionarlos. Nada derriba más la moral en el lugar de trabajo que un jefe que se para detrás de su silla y dicta cómo hacer todo.

A medida que agiliza y crea procesos eficientes, busque oportunidades para incorporar la automatización a su negocio. Un área que puede ser manejada en gran medida por la inteligencia artificial, como los chatbots, es el servicio al cliente. Subcontratarlo a IA puede generar ahorros significativos para su negocio.

Eliminar distracciones

Ayúdese a concentrarse eliminando las distracciones de su espacio de trabajo. Si tiene problemas para mantenerse alejado de su teléfono, guárdelo en un cajón cerrado con llave o en la habitación de al lado. También hay aplicaciones que bloquearán los sitios que hacen perder el tiempo durante períodos de tiempo predeterminados.

Si tus compañeros de trabajo son una fuente de distracción, establece límites firmes. Algunos expertos sugieren que tenga un horario de oficina abierto, durante el cual sus compañeros de trabajo puedan pasar por allí. Fuera de ese tiempo limitado, te dejarán solo para que puedas concentrarte en el trabajo.

No realices múltiples tareas, solo una tarea

Los estudios han demostrado que la multitarea es una forma de trabajar muy ineficiente. Cada cambio en tu atención requiere de un periodo de ajuste bastante largo para reenfocarte, al final dedicas más tiempo del que realmente estás trabajando. Los expertos estiman que se necesitan unos 20 minutos para volver a concentrarse por completo después de cambiar la atención de una tarea a la siguiente. Eso significa que si alternas entre tres tareas, perderás una hora entera en cada «circuito» multitarea.

Una forma mucho mejor de trabajar que realizar una sola tarea. Esto simplemente significa concentrarse intensamente en una tarea hasta completarla y luego pasar a la siguiente. Esto maximiza su capacidad de atención al obligarlo a concentrarse hasta que entre en un «estado de flujo» y reduce en gran medida la pérdida de tiempo.

Tomar descansos

Si está maximizando su día trabajando en ráfagas intensas, necesitará descansar y recargar energías periódicamente. Incluya breves descansos en su agenda para que pueda relajarse un poco antes de abordar la siguiente actividad de su agenda. Recompénsese con controles de las redes sociales o dando una vuelta a la manzana antes de comenzar su siguiente tarea.

Con casi la mitad de los estadounidenses estresados ​​por el mal equilibrio entre el trabajo y la vida privada, tomarse un tiempo para uno mismo es fundamental. Resista que el caballo salte o trabaje en los descansos. El agotamiento es real y reducirá significativamente su productividad a largo plazo.

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