8 razones por las que las hojas de tiempo son esenciales para su organización

¿Le resulta difícil realizar un seguimiento eficaz de las horas de trabajo de los empleados? ¿Se enfrenta con frecuencia a ineficiencias y errores relacionados con el procesamiento de facturación y nómina? ¿Le falta información sobre la productividad de los empleados debido a la falta de visibilidad adecuada del tiempo de los empleados?

A continuación, es hora de cambiar a hojas de horas para capturar las horas de trabajo de los empleados y las actividades relacionadas.

Este blog revelará el uso básico de las hojas de horas y brindará información sobre ocho razones por las que las organizaciones deberían invertir en hojas de horas para lograr la máxima rentabilidad.

¿Qué es una hoja de horas?

Una hoja de horas es una herramienta que realiza un seguimiento de los detalles del tiempo de trabajo de los empleados en el lugar de trabajo.

Muchas organizaciones utilizan hojas de horas tradicionales, como hojas de horas en papel, tarjetas perforadas, hojas de cálculo y incluso plantillas de hojas de horas de Excel disponibles en línea para realizar un seguimiento de cómo los empleados emplean su tiempo y qué actividades. Sin embargo, estos sistemas heredados requieren la entrada manual de las horas de inicio y finalización de los empleados. También es propenso a errores que pueden provocar discrepancias en la nómina, facturación inexacta a los clientes e incluso problemas de incumplimiento.

«Según un informe de EY, cada error de nómina le cuesta a una organización promedio alrededor de $291 resolverlo directa o indirectamente, y si una empresa se ocupa regularmente de dichos errores, ¿podría hacerlo? perder hasta miles de dólares cada año».

Pero, con la llegada de la tecnología, las hojas de horas digitales se han convertido en opciones más populares entre las organizaciones digitalmente maduras que pueden capturar automáticamente las horas de trabajo de los empleados con poca intervención humana y también pueden generar informes detallados para obtener información sobre dónde pasan su tiempo los empleados. en qué actividades y por cuánto tiempo.

Estos datos pueden ayudar a los empleadores a determinar los niveles de productividad de los empleados, calcular la nómina de los empleados y generar facturas para los clientes. Por lo tanto, la hoja de tiempo digital puede cambiar las reglas del juego para las organizaciones al brindarles beneficios, como se menciona a continuación.

Por qué las hojas de tiempo son necesarias para su organización

1. Priorización de tareas con detalles del tiempo de trabajo

Las hojas de horas sirven como un registro de las horas de trabajo de los empleados y el tiempo que dedican a cada tarea/proyecto. Con los detalles en la hoja de horas, los empleadores pueden descubrir cómo se utiliza el tiempo de sus recursos en diferentes tareas/proyectos.

Con dicho análisis, los empleadores pueden descubrir qué proyectos consumen más ancho de banda de los empleados y evaluar si esos proyectos son rentables. Entre otras cosas, esto puede ayudarles a tomar decisiones informadas sobre qué proyectos deben priorizar y decidir cuáles pueden eliminarse, ya que se consideran de poco valor y consumen muchos recursos de ancho de banda.

Además, al analizar los datos de las hojas de horas, los empleadores pueden priorizar las tareas que llevan más tiempo y son menos importantes de lo necesario.

Además, los gerentes pueden utilizar los datos de las hojas de horas al asignar tareas, es decir, pueden consultar las hojas de horas para ver quién está trabajando en las tareas y quién está disponible para realizar algún trabajo. Por lo tanto, las hojas de horas ayudan a una mejor asignación de tareas y distribución del trabajo.

2. Evite los sobrecostos

Los datos obtenidos de las hojas de tiempo sirven como base para futuros proyectos.

Por ejemplo, si emprende un nuevo proyecto, necesitará estimar el tiempo, el costo y otras variables, ya que una estimación inexacta puede provocar sobrecostos, incumplimiento de plazos y retrasos en la entrega del proyecto.

Sin embargo, las organizaciones que utilizan hojas de horas para registrar datos sobre el tiempo de trabajo pueden aprovecharlas para realizar previsiones. Por ejemplo, pueden comprobar los detalles de aquellos proyectos que son similares al tipo en el que han trabajado antes para obtener estimaciones para proyectos futuros.

En pocas palabras, puede aprovechar los datos de tiempo de trabajo de hojas de tiempo de proyectos anteriores para estimar los recursos, el tiempo y el costo de proyectos futuros.

Por lo tanto, los datos del cronograma sirven como referencia para proyectos futuros y ayudan a reducir costos y mano de obra innecesarios.

3. Facilitar la facturación del cliente

Los clientes que cobran según la cantidad de horas pueden facturar con precisión con una hoja de horas. La hoja de horas sirve como prueba para que los clientes muestren cuánto tiempo se dedicó a su proyecto.

Al realizar un seguimiento preciso de las horas facturables, los empleadores pueden generar facturas basadas en las horas que los recursos dedican a estos proyectos específicos del cliente para garantizar una facturación precisa.

En ausencia de un sistema de este tipo, el seguimiento erróneo de los datos puede provocar una facturación excesiva o insuficiente, sobrecostos y daños a la reputación, lo que en última instancia afecta las relaciones con los clientes.

Con el software de seguimiento del tiempo, los empleadores pueden generar informes detallados y compartirlos con los clientes para ayudarlos a comprender cómo se invirtió el tiempo en diferentes partes del proyecto y cómo se aprovechó el dinero. De esta manera, las hojas de horas previenen errores de facturación, promueven la transparencia y generan confianza entre los empleadores y sus clientes.

4. Comparta información sobre la productividad de los empleados

Las hojas de horas ayudan a los gerentes y empleadores a determinar las tendencias de productividad y los niveles de desempeño.

Las organizaciones suelen aspirar a alcanzar niveles de productividad de los empleados del 100%; sin embargo, este objetivo no parece realista. Las tareas administrativas, los cursos de formación, las licencias personales y las reuniones largas suelen consumir el ancho de banda de los empleados y, por tanto, contribuyen a reducir su productividad.

Las hojas de horas muestran áreas de menor productividad para que los empleadores puedan identificar las razones detrás de las tendencias de baja productividad, áreas de pérdida de tiempo y más.

Por ejemplo, pueden comprobar qué tareas tardan más en completarse, cuáles pueden realizar en un corto periodo de tiempo y cuáles no son importantes o son improductivas. Esta visibilidad les ayuda a optimizar y priorizar tareas para una mayor eficiencia. Por ejemplo, si algunas tareas son insignificantes y consumen mucho tiempo de los empleados, pueden considerar quitarles la prioridad para utilizar mejor el tiempo y el ancho de banda de los empleados.

Además, con la ayuda de hojas de horas, los gerentes pueden identificar aquellos recursos que funcionan mejor en ciertos tipos de proyectos y utilizarlos cuando se necesitan sus habilidades.

Por otro lado, los empleadores pueden identificar aquellos recursos que están menos calificados y generalmente toman más tiempo para completar ciertas tareas y pueden brindarles la capacitación necesaria para mejorar su desempeño.

5. Garantizar una distribución uniforme de la carga de trabajo

Las hojas de horas proporcionan una visión holística del tiempo, el ancho de banda, la carga de trabajo y las tareas asignadas de un empleado. Por lo tanto, los empleadores pueden utilizar estos datos para una distribución uniforme del trabajo.

Por ejemplo, si algunos empleados tienen una carga de trabajo mayor, los gerentes pueden delegar algunas tareas a los empleados que tienen ancho de banda disponible.

Además, si los gerentes descubren que el ancho de banda de todos los recursos se ha utilizado por completo, pueden buscar otras formas de administrar la carga de trabajo, como reclutar recursos adicionales o contratar trabajadores independientes temporales.

Por lo tanto, una hoja de horas ayuda a distribuir uniformemente la carga de trabajo y aborda las necesidades de personal de la organización.

6. Proporcionar visibilidad en un patrón de ausencia

Las hojas de tiempo también muestran «detalles del tiempo libre», es decir. el número de días que los empleados no se presentaron al trabajo de manera planificada o no planificada. Armados con datos de hojas de horas, los gerentes pueden intentar identificar patrones de ausentismo en los empleados evaluando si las ausencias no programadas se han convertido en una tendencia.

Puede haber varias razones detrás del patrón de ausencia, como agotamiento, desconexión, mala salud, falta de flexibilidad, dificultad para encontrar guardería para los niños, etc. Por lo tanto, la gerencia puede tener sesiones con los empleados que muestran signos de ausentismo, comprender y examinar sus problemas y tomar las medidas necesarias para reducir el ausentismo y mejorar la participación.

7. Proporcionar datos analíticos sobre el progreso del proyecto.

Una hoja de tiempo brinda visibilidad del tiempo y los recursos invertidos en un proyecto en particular y los gerentes pueden compararlo con el cronograma planificado para comprender el progreso del proyecto.

Con los datos de la hoja de horas, los gerentes de proyectos pueden analizar si algunas de las tareas están tardando demasiado o si existen cuellos de botella que están retrasando la entrega del proyecto. Como tales, pueden ayudar a abordar posibles obstáculos, optimizar los recursos y ajustar el flujo de trabajo para garantizar la entrega oportuna del proyecto.

8. Facilite el procesamiento de nómina

Muchas organizaciones pagan a los empleados en función del número de horas que trabajan, especialmente consultores y autónomos, a quienes se les paga por hora.

Por lo tanto, los datos de la hoja de horas sirven como un registro del número de horas que los empleados han trabajado en un día/semana/mes. De esta manera, la administración puede procesar la nómina precisa en función de las horas de trabajo de los empleados obtenidas de las hojas de horas.

Además, los datos de la hoja de horas ayudan a calcular cuánto deberían pagar los empleadores a los contratistas semanal o mensualmente en función de las horas que trabajaron para la organización. Con el software de hojas de horas, los empleadores pueden ayudar a cumplir con las regulaciones relacionadas con la nómina en cuanto a horas extras, pago temporal y más.

línea base

Las hojas de horas benefician a los empleadores de diversas maneras, incluido el procesamiento de nóminas, facturación precisa a los clientes, análisis de tendencias de productividad, seguimiento del progreso del proyecto, etc. Muchas organizaciones están utilizando sistemas heredados de seguimiento del tiempo, como hojas de tiempo en papel, hojas de cálculo, etc., para registrar las horas de trabajo de los empleados. . Sin embargo, estos sistemas de hojas de horas consumen mucho tiempo y son propensos a errores e incluso al robo de tiempo.

Por lo tanto, muchas organizaciones están recurriendo a software de seguimiento del tiempo que puede capturar con precisión el tiempo dedicado por los empleados a varias tareas/proyectos con una mínima intervención manual. También puede aprovechar este software para evitar inconsistencias en el seguimiento del tiempo, la facturación y el procesamiento de nómina y tomar decisiones basadas en datos para optimizar el flujo de trabajo y mejorar la eficiencia.

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