8 formas de hacer que sus reuniones virtuales sean más productivas

8 formas de hacer que sus reuniones virtuales sean más productivas

Durante Covid, las empresas y las personas buscaron por todas partes el vehículo perfecto para reuniones virtuales.

Según TrustRadius, online consultas para conferencias web los portales aumentaron un 500% entre febrero y abril de 2020. Eventualmente, muchas personas recurrieron a Zoom, aunque otras se quedaron con Microsoft Teams e incluso Skype.

En este punto, la mayoría de nosotros estamos acostumbrados a reunirnos con colegas y clientes a través de pantallas. (La frase “Estás en silencio” bien podría estar en al menos una taza de café en cada oficina remota). Sin embargo, eso no significa que hayamos precisado lo que se necesita para que las telereuniones sean eficientes. Honestamente, todavía estamos aprendiendo incluso después de un año.

¿Cuál es el problema? Al igual que las reuniones en persona, las virtuales pueden convertirse rápidamente en una pérdida de tiempo. Para evitar perder horas valiosas cada semana, aplique las siguientes estrategias a todas sus reuniones de video.

1. Desarrollar agendas de reuniones.

Intentar llevar a cabo una reunión productiva sin agenda de la reunión es como intentar filmar una película sin un guión gráfico. Básicamente, no tienes idea qué vas a hacer a continuación; solo espera lo mejor. Sin duda, la improvisación es emocionante en el escenario. Pero es perjudicial en el mundo empresarial.

Una mejor solución es crear y distribuir agendas para todas las reuniones virtuales, incluso las breves. Es posible que desee obtener ayuda para diseñar sus agendas con una plantilla de agenda de reuniones para optimizar toda su documentación. Recuerde que las agendas no solo son útiles para mantener el diálogo en marcha. También son útiles como documentos históricos para mostrar lo que discutió y cuándo. Concédase un crédito adicional si actualiza sus agendas y agrega propiedad a cada elemento de acción anotado.

2. Solicite confirmaciones de asistencia.

Lo último que desea es configurar una reunión virtual y que no todos asistan. Por lo tanto, asegúrese de hacer un seguimiento con todos los participantes al menos el día antes de la reunión. Esto tiene dos propósitos. Primero, configura un suave tic-tac o ping. En segundo lugar, te permite saber si alguien no puede asistir en el último minuto y necesitas reprogramarlo.

Un RSVP no tiene por qué ser extenso. Enviar un mensaje de texto rápido o un recordatorio por correo electrónico puede ser suficiente. Algunos software de reuniones incluso le permiten programar sus recordatorios en el momento en que organiza la reunión. De esa manera, no tiene que preocuparse por implementar el recordatorio usted mismo. (Solo asegúrese de agregarse a usted mismo a la lista de recordatorios).

3. Obtenga y fomente la participación de todo el equipo.

Muchas personas no se expresan en reuniones virtuales porque se sienten intimidadas, tímidas o introvertidas. Sin embargo, no asuma que no tienen nada que decir. Muchas personas esperarán hasta que se les pida que contribuyan en lugar de interrumpir el flujo. Y cuando se les pide su opinión, están felices de darla.

Como organizador de su reunión, sepa quién está hablando y quién no. Está bien llamar a alguien por su nombre: “Jackie, ¿qué piensas del proyecto? ¿Nos falta algo? Por lo general, obtendrá mucha información. También reducirá las posibilidades de que sus reuniones terminen siempre con las mismas personas tomando decisiones.

4. Esté dispuesto a cancelar reuniones.

¿Alguna vez ha sentido que no debería haber permitido que se llevara a cabo una reunión? ¿Se sentó durante la reunión de otra persona y pensó: «¿Por qué estamos aquí?» Ve con tu instinto. Si la mayoría de los puntos de su agenda se pueden posponer para otro momento, su reunión probablemente sea innecesaria.

No se preocupe por herir los sentimientos de nadie. En lugar de pensar que tiene que reunirse por el simple hecho de reunirse, envíe un aviso de cancelación. La mayoría de los miembros del equipo sienten un gran alivio cuando escuchan que una reunión se pospuso, retrasó o canceló. Estarán agradecidos de que no hayas seguido adelante con una conversación innecesaria.

5. Programe reuniones en las que la gente pueda reunirse.

Este es un gran truco de productividad: pregunte antes de programar una gran reunión. No hay nada peor que tener una agenda de dos páginas cuando la mitad de su gente solo puede quedarse 15 minutos. Si está planeando una sesión maratónica de Microsoft Teams, primero haga una encuesta a sus asistentes. Hágales saber que la reunión abordará temas importantes, por lo que necesitará toda su atención.

¿Qué sucede si tienes una agenda larga pero la mayoría de la gente solo puede bloquear 30 minutos aquí y allá? Adaptar. Divida su agenda en mitades o tercios. Organizar algunas reuniones no perjudicará a nadie. Además, dividir las responsabilidades en partes pequeñas puede ser más fácil de digerir y lograr para todos.

6. Deje que la gente abandone la reunión cuando haya terminado su parte.

Digamos que tiene una reunión de personal semanal. Mientras organiza su agenda, escalone sus temas. Como ejemplo, sus primeros temas deberían requerir a todos en el equipo. Pero quizás su tercer o cuarto tema no sea pertinente para todos. Esto significa que puede permitir que algunos participantes se vayan antes que otros, si así lo desean.

Configurar el ritmo de su reunión mediante la carga anticipada de proyectos de grupo completo tiene mucho sentido en cuanto a productividad. Además, sus asistentes apreciarán poder cerrar la sesión cuando sus partes estén terminadas.

7. Limite sus reuniones virtuales a una hora, máx.

¿Presiona naturalmente el botón de una hora cuando configura sus reuniones virtuales? Eso es porque estamos condicionados a creer que las reuniones deben durar una hora. Sin embargo, la capacidad de atención de la mayoría de las personas no es propicia para manejar una reunión de una hora, especialmente en Zoom.

Esto no sugiere que algunas reuniones no valgan una hora. Algunos lo serán. Algunos no lo harán. Tómese el tiempo para evaluar todas sus reuniones. Puede encontrar que algunos pertenecen a la categoría de 30 minutos. Una vez más, nadie se quejará de que haya decidido acortar sus reuniones.

8. Pregúntese si se justifica una reunión virtual.

A veces, la pregunta no es qué hacer en su reunión. Es si celebrar su reunión en primer lugar. Muchas reuniones podrían manejarse mejor con una llamada telefónica o un chat FaceTime uno a uno.

Antes de pedirle a otra persona que se siente contigo en línea, piensa en tus temas. ¿Realmente necesitan verse? ¿Su discusión amerita una reunión en toda regla? Si no está seguro, comience con una llamada telefónica. Siempre puede utilizar un software de videoconferencia seguro como Tauria si es necesario.

Reunirse con su equipo siempre será una parte necesaria para liderar una empresa o departamento. Sin embargo, con algunos ajustes, puede hacer que sus reuniones virtuales sean más eficientes. No solo hará más cosas, sino que también sentirá menos fatiga de Zoom.

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