6 formas de simplificar las tareas de recursos humanos de la noche a la mañana
Hay muchas cosas maravillosas acerca de administrar un negocio, pero hacer la nómina y administrar los beneficios generalmente no están en la lista. Para muchas pequeñas empresas, RR. HH. es una idea de último momento, pero eso no hace que consuma menos tiempo.
cincuenta y cuatro por ciento de los propietarios de pequeñas empresas manejan el trabajo de recursos humanos por sí mismos, y ocupa 35 por ciento de su tiempo Ese es el tiempo que de otro modo podría dedicarse a interactuar con los clientes, generar nuevos negocios y elaborar estrategias para el futuro.
La mayoría de los dueños de negocios aceptan este trabajo porque simplemente no pueden pagar un profesional de recursos humanos dedicado. Pero administrar las responsabilidades de RR.HH. al azar puede generar errores costosos en la nómina, los impuestos y el cumplimiento.
Si esto suena como usted, necesita ayuda. Es posible que contratar a un miembro del personal dedicado no sea una opción, pero hay otras formas de aligerar su carga. Implementar estos cambios no solo le ahorrará tiempo. también mejora la experiencia de tus empleados y cometer menos errores.
Aquí hay seis formas de optimizar y simplificar sus responsabilidades de recursos humanos:
1. Invierta en un software que tenga funciones de recursos humanos integradas.
Según OnPay, un proveedor de servicios de nómina, administrar la nómina requiere que los propietarios de pequeñas empresas 18 horas un mes. Solo el 25 por ciento de los dueños de negocios confían en que presentan los impuestos sobre la nómina con precisión, lo que puede llevar a sorpresas desagradables.
Si es propietario de una pequeña empresa, un buen software de nómina es imprescindible. Necesita una forma de realizar un seguimiento del pago de los empleados (incluidas las horas extra y las bonificaciones) y presentar los impuestos con facilidad. Idealmente, este debería ser un software que crezca con su negocio para que no pague de más por una pequeña cantidad de trabajadores.
En aras de la simplicidad, siempre es mejor si puede encontrar un software que pueda realizar una doble función. Si su software de nómina tiene funciones de recursos humanos integradas, como el seguimiento de PTO, es mucho más probable que las use.
2. Haga el cambio a documentos digitales.
A nadie le gusta manejar el papeleo, pero casi todas las funciones de recursos humanos implican una avalancha de formularios y manuales. Uno de los cambios más fáciles que puede hacer es dejar de usar papel por completo.
En lugar de dirigirse a la fotocopiadora, haga que los empleados firmen electrónicamente contratos de empleados, formularios de impuestos y NDA. La mayoría de los proveedores de seguros dan la opción de yendo sin papele incluso el IRS le permitirá presentar su declaración electrónicamente.
Ir sin papel no solo es mejor para el medio ambiente. Le evita tener que manejar, archivar y almacenar todo ese papeleo. Es más rentable y reduce los errores. Además, puede almacenar registros fácilmente en la nube.
Sus empleados también le agradecerán que no use papel. Firmar digitalmente significa que no tienen que escanear documentos y pueden acceder a la información de sus beneficios en línea.
3. Cree flujos de trabajo automatizados para procesos repetitivos.
Una de las mayores pérdidas de tiempo de RR.HH. es la gestión de las idas y venidas con los empleados. Simplemente incorporar a un nuevo empleado requiere completar el papeleo de nueva contratación, formularios W-4, inscripción de beneficios y más. La baja de empleados, las solicitudes de PTO y las revisiones de desempeño tendrán cada uno su propio proceso por separado. Y si no sigue exactamente ese proceso, es fácil que las cosas se escapen.
La configuración de flujos de trabajo automatizados para cada una de estas actividades puede reducir drásticamente su carga de trabajo. Hay una gran cantidad de plataformas que le permitirán configurar listas de verificación personalizadas. Cuando un empleado necesita ser incorporado o despedido, el programa enviará automáticamente la documentación. Incluso puede crear alertas automáticas para garantizar que las tareas se completen a tiempo.
4. Invierta en software de reclutamiento automatizado.
La contratación de nuevos empleados es una de las tareas de recursos humanos más costosas y que requieren más tiempo. cuesta un promedio de $4,129 para que una empresa contrate a un nuevo empleado. Una vez que realmente comienza el proceso de contratación, puede llevar semanas llenar ese puesto.
Es importante contratar a las personas adecuadas, especialmente en una empresa pequeña. Pero buscar en LinkedIn, revisar las solicitudes de empleo y programar entrevistas no es eficiente. La buena noticia es que ahora hay muchas herramientas que pueden automatizar este proceso. Herramientas como Entelo, estilo.hry Buscar use IA y aprendizaje automático para ayudarlo a encontrar personas calificadas. Vervoe calificará y clasificará a los candidatos potenciales por usted para que no tenga que pasar horas revisando perfiles.
5. Cree un programa de recomendación de empleados.
Si necesita aligerar su carga pero no quiere automatizar el reclutamiento, existe otra opción efectiva de baja tecnología. Con suerte, te gustarán los miembros actuales de tu equipo. ¿Por qué no crear un sistema para atraer a más personas como ellos a través de la puerta?
Los programas de referencia de empleados son una forma rentable de impulsar el reclutamiento y conectarse con candidatos que de otro modo no podrían postularse. Transforma toda su plantilla en un equipo de headhunters. Veintiocho a 30 por ciento de las nuevas contrataciones provienen de referencias de empleados, pero fomentar las referencias puede aumentar esto al 45 por ciento. Como beneficio adicional, se ha demostrado que los programas de referencia de empleados mejoran la satisfacción y la retención de los empleados.
Su programa de referencia no tiene que costar mucho dinero, o nada en absoluto. Algunas empresas ofrecen viajes o premios en efectivo por traer nuevas contrataciones, pero no es obligatorio. Un día adicional de vacaciones (o tres) puede ser igualmente motivador.
6. Encuentre una plataforma en línea para administrar los beneficios de los empleados.
Si aún administra los beneficios de los empleados con hojas de cálculo y papel, se está perdiendo tiempo y aumentando la probabilidad de errores. El seguro médico, el seguro de vida, el 401(k)s, la compensación del trabajador, la cobertura por discapacidad y las cuentas de ahorro para la salud son muchas cosas que manejar. Por eso es importante encontrar una plataforma en línea para administrar esos beneficios.
Al elegir un plataforma de gestión de beneficios, busque uno que se sincronice con la nómina para mantener a su proveedor al tanto de los cambios. También es beneficioso si los empleados pueden iniciar sesión para actualizar su información ellos mismos. Esto puede ahorrarle mucho trabajo de campo.
Como propietario de una pequeña empresa, está acostumbrado a usar varios sombreros, pero usar demasiados es malo para su negocio. Las actividades que no generan ingresos, como recursos humanos, probablemente ocupen una gran parte de su semana laboral. Ese es el tiempo que de otro modo podría dedicarse a llegar a nuevos clientes y hacer crecer su negocio. No necesariamente tiene que contratar o subcontratar para aligerar su carga. El simple hecho de encontrar formas de optimizar las tareas de recursos humanos puede liberar tiempo y simplificar su vida.
Foto por Fotografía Cytonn en Unsplash
