4 técnicas de gestión del tiempo para adoptar en 2024

Si algo tiene el tiempo es que sigue avanzando. Depende de usted seguir adelante. Mantenerse productivo significa saber cómo administrar su tiempo y ceñirse a un plan.

Aquí es donde la gente suele tener dificultades, especialmente cuando las distracciones son tan comunes. Piense en las redes sociales, la ropa en la secadora y el compañero de trabajo que quiere charlar. No importa dónde trabaje, las distracciones pueden fácilmente desviarlo de su juego. Pero también puede hacerlo el perfeccionismo, que te saca de la corriente en lugar de mantenerte en ella. Debido a que estás tan preocupado por dar en el blanco, tu mente te inmoviliza y te impide actuar.

¿Está buscando mejorar su enfoque de gestión del tiempo antes de que comience 2024? Sigue leyendo. Este artículo analiza cuatro técnicas que le ayudarán a mantenerse concentrado. Aumentarás tu productividad sin sentir la clásica escasez de tiempo.

1. Utilice herramientas de programación automatizadas

La programación es una gran parte de la gestión del tiempo. Quizás por eso la gente inventó los calendarios. Como herramienta útil, los calendarios ayudan a realizar un seguimiento de las citas, los recordatorios de las listas de tareas pendientes y las fechas límite importantes. En papel, los calendarios pueden ser una forma eficaz de centralizar todo lo que estás haciendo. Pero esas versiones en papel también pueden ser un poco complicadas y difíciles de transportar.

Las versiones digitales son definitivamente mejores. Puede configurar notificaciones, sincronizar sus obligaciones personales y laborales y realizar cambios sobre la marcha. Pero, ¿cómo conseguir que los calendarios de todos estén en la misma página en un entorno de equipo? Puedes jugar al juego del correo electrónico, enviando mensajes de invitación de un lado a otro. O puede probar una aplicación de programación automatizada de reuniones como Calendario, que permite a los equipos elegir horarios de reunión según la disponibilidad de todos.

Las herramientas de programación automatizadas y la automatización del flujo de trabajo en general pueden agilizar el proceso y hacerlo más eficiente. El software también se integra con herramientas populares de reunión y colaboración, como Microsoft Teams. Con la capacidad de compartir enlaces personalizados a tu calendario, ni siquiera tienes que iniciar el proceso. Tanto dentro como fuera de su organización pueden solicitar horarios de reunión según sus preferencias.

2. Establecer bloques de tiempo

El bloqueo de tiempo es una técnica que se utiliza para mantener la concentración en tareas específicas durante la jornada laboral. Algunas personas también se refieren a este método como caja de tiempo porque establece límites de tiempo para cada conjunto de tareas. La técnica puede funcionar si sabes categorizar y priorizar tus responsabilidades.

También es adecuado para roles donde sus responsabilidades están orientadas a tareas y son algo repetitivas. Un ejemplo es el papel de gestor de reclamaciones de seguros. Supongamos que trabaja para Progressive como ajustador de reclamaciones por lesiones automovilísticas. Un día típico implica revisar reclamos nuevos, reclamos de abogados y correspondencia entrante. También maneja llamadas telefónicas, investigaciones de responsabilidad y cartas de estado.

Obtener nuevos reclamos y reclamos de abogados son sus principales prioridades. La correspondencia entrante y las llamadas telefónicas ocupan el segundo lugar. El resto de sus tareas se clasifican en categorías menos urgentes. Con la técnica del bloqueo de tiempo, podrías dedicar dos horas por la mañana a las prioridades más importantes. Una vez transcurridas las dos horas, pasa a sus prioridades medias durante otras dos horas. Hacia el final del día, abordas las tareas menos urgentes.

La clave para bloquear el tiempo es ceñirse a la rutina establecida. No dejes que las distracciones te desvíen del camino. Y cumpla con las paradas estrictas que ha establecido para poder pasar al siguiente bloque. El bloqueo de tiempo le ayuda a considerar múltiples prioridades en competencia, pero debe mantenerse dentro de sus límites para ver resultados.

3. Adopte el arte de la tarea única

En entornos acelerados, la multitarea parece ser la norma. Parece ser una forma de mantener la cabeza fuera del agua mientras se nada contra corriente. Cambiar entre tareas para hacer más en menos tiempo puede resultar eficaz. A menos que seas bueno en eso. Y las investigaciones muestran que sólo el 2,5% de la población.

En su mayor parte, la multitarea aumenta los niveles de estrés, compromete las funciones ejecutivas del cerebro y reduce la motivación. Los expertos también vinculan la multitarea con la depresión y la pérdida de memoria. Da un poco de miedo si lo piensas. Algo que usted cree que le ayuda a sobresalir puede en realidad poner en peligro su salud y su rendimiento laboral.

Romper el hábito puede ser un desafío. También puede encontrarse realizando múltiples tareas en su vida personal. Tal vez te desplazas por la bandeja de entrada de tu teléfono mientras miras televisión. O peor aún, envía mensajes de texto mientras conduce. Dar pequeños pasos para hacer la transición a una sola tarea le ayudará a avanzar hacia un entorno más saludable y productivo.

Cuando te concentras en una tarea a la vez, recibe toda tu atención. Además, lo terminarás más rápido que si estuvieras trabajando en otra tarea al mismo tiempo. La calidad de tu trabajo aumentará, por lo que no tendrás que volver a corregir errores. Tampoco tendrás que recalibrar constantemente tu cerebro según lo que tienes delante. Si avanzas secuencialmente de principio a fin será más fácil recordar todos los pasos.

4. Definir el éxito

El éxito de la productividad será diferente entre roles, empresas e individuos. Es natural compararse con los demás, pero esa tendencia puede descarrilar sus objetivos. Digamos que estás en tu primer año como gerente de extensión comunitaria para T-Mobile. Sus compañeros han estado en el mismo rol durante al menos 10 años. Como el chico nuevo de la cuadra, te comunicaste con ellos para pedirles consejos.

En el proceso, notaste que parecen ser mucho más productivos que tú. Como resultado, siente que su gestión del tiempo y sus habilidades de desempeño no están a la altura. Lo que debes recordar es darte gracia a medida que avanzas. Dado que está aprendiendo los entresijos de un nuevo rol, desarrollará su propia eficiencia con la práctica.

Al adoptar técnicas de gestión del tiempo, una cosa que quizás quieras hacer es definir qué significa la productividad para ti. Puede significar dejar de lado expectativas poco realistas, como estar “siempre activo” y no tomar descansos. Esperar la perfección desde el principio es otro objetivo poco realista. Quizás tengas que probar algunos trucos antes de encontrar lo correcto. Esté dispuesto a ajustar su definición de gestión eficaz del tiempo para que no sea una fuente de estrés.

Conclusión

Dominar la gestión del tiempo es un proceso continuo. A veces, aprendes qué funciona descubriendo qué no. Y lo que normalmente no funciona bien es volar por el asiento de tus pantalones. No es un plan sólido esperar que todo salga bien después del lavado.

Si bien es difícil hacer malabares con prioridades contrapuestas a una velocidad vertiginosa, se pueden gestionar de manera eficaz. Los trucos de productividad, como las aplicaciones de programación automatizada y los métodos de bloqueo de tiempo, están ahí para ayudar. Si planifica acogerlos cuando comienza el nuevo año, podrá avanzar con el tiempo en lugar de ir en contra de él.

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